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Lean-Café – In Meetings strukturiert und fokussiert zusammenarbeiten
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Meetings, ob mit oder ohne klare Agenda oder Struktur, kosten Unternehmen und Beteiligte immer Geld, Zeit und Nerven. Häufig sind die Tagesordnungspunkte vorgegeben und für die Beteiligten nicht gleichermaßen relevant. Mit der Methode Lean-Café gelingt es, hier deutlich effizienter zu kommunizieren, indem die wirklich wichtigen Themen und Fragen durch die Anwesenden mitgebracht, priorisiert und seriell abgearbeitet werden. Wie das geht?
Beispiel Agenda eines Lean-Cafés
- 09.00 Uhr: Ankommen und Einsteigen (Begrüßung durch den Einladenden)
- 09.05 Uhr: Themen / Vorschläge sammeln (Karten auf Kanban-Board)
- 09.10 Uhr: Themen gemeinsam priorisieren (Interessenabfrage zu Themen)
- 09.13 Uhr: Themen nacheinander gemäß der Priorisierung bearbeiten/diskutieren
- 09.56 Uhr: Zusammenfassung/Dokumentation der Ergebnisse, Übertragung offener Themen und Festlegung des nächsten Lean-Cafés
- 10.00 Uhr: Abschluss, Ende des Meetings
Ablauf, Methodik und Hilfsmittel zur Durchführung
- Kanban-Bord mit „offen“, „in Arbeit“ „erledigt“ und „Garage“ erstellen
- Themenvorschläge auf Karten schreiben und in „offen“ sammeln
- Themenpräferenz erfragen und die 5 wichtigsten Themen auswählen
- „Timeboxer“ für die Einhaltung der Rundenzeiten erfragen oder bestimmen
- Themen 6 und folgende in die „Garage“ stellen
- Priorisierte Top-Themen mit gleichgroßen Zeitfenstern (je 10 Min.) seriell abarbeiten
- Time-Boxing – nach 10 Minuten Diskussionsrunde beenden!
- Mehrbedarf für Thema erfragen, ansonsten in „erledigt“ verschieben
- Nächstes Thema aus der Prio-Liste beginnen (wiederrum 10 Minuten)
- je Thema bei Bedarf den weiteren Ablauf/Verantwortlichen benennen und dokumentieren (Namen auf die Themenkarte schreiben)!
- Format beenden, offen Fragen/Punkte zusammenfassen, Feedback einholen und Teilnehmende pünktlich verabschieden
Pro-Tipps
- Themen sammeln: kann auch im Vorfeld analog oder in digitalen Kanban-Boards geschehen und im Lean-Cafè gepitcht/priorisiert werden!
- Priorisierung der Themen über Handzeichen abfragen, Zahlen auf die Karten schreiben und dann absteigend in der Liste „offen“ sortieren!
- Zeitfenster: alle Themen bekommen dieselben Zeitfenster eingeräumt (zum Beispiel 10 Minuten); ob diese benötigt werden zeigt sich im Verlauf des Lean-Cafès; es ist also eine agile, selbstorganisierte Agenda-Steuerung möglich.
- Das aktuell bearbeitete Thema wandert in die Rubrik „in Arbeit“, nach 10 Minuten oder vorzeitig bei Erledigung wird das Thema beendet und in die Rubrik „erledigt“ verschoben;
- Mehr Zeit für ein Thema geben, wenn nach 10 Minuten mehrheitlich weiterdiskutiert werden soll (per Handzeichen abfragen); dafür rutscht dann das letzte Thema in die „Garage“!
- Meeting-Themen individuell irrelevant? Das Verlassen des Meetings zugunsten wichtigerer operativer Aufgaben sollte erlaubt sein, wenn Beteiligten zu den festgelegten Themen keinen Beitrag leisten oder daraus Nutzen ziehen können.
- Wichtig: bei Zeitnot nicht das Cafè verlängern, sondern an den priorisierten Themen konzentriert seriell arbeiten – fallen weitere Themen dadurch aus der Liste, müssen sie in anderem Rahmen oder in einem weiteren Lean-Cafè bearbeitet werden!
Nutzen und Eignung des Verfahrens
Das Lean-Cafè hilft dabei, sich auf die wesentlichen Themen der Beteiligten zu konzentrieren und diese fokussiert abzuarbeiten. Ist ein Thema mehrheitlich fertig diskutiert, wird es beendet und man wendet sich dem nächsten Thema zu – somit werden etwa endlose „Rede-Duelle“ verhindert, die wenige Beteiligte zu Ungunsten der (eigentlich uninteressierten) Mehrheit miteinander führen.
Das Format eignet sich methodisch für Mitarbeiter-Meetings, Teamrunden, Besprechungen (auch integriert) oder als separates, eigenständiges und selbstorganisiertes Austausch-Format. Die Methode kann zudem sehr gut in Bildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen, etwa für den Programmpunkt „Klärung offener Fragen“, als partizipatives und agiles Element eingesetzt werden.
Das Format lässt sich sowohl in Präsenz als auch virtuell sowie hybrid mit wenig Aufwand und Ressourcen durchführen.
Benötigte Materialien
- Kanban-Board (analog oder virtuell)
- Moderationskoffer/Notizkarten
- Stoppuhr zum Timeboxing
Der Workshop kann durch das Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur kostenfrei in Unternehmen oder bei Multiplikatoren durchgeführt werden.
Kontaktmöglichkeit
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