KI-Tools sind praktische Werkzeuge in der Kommunikation und gehören in immer mehr Unternehmen zum Arbeitsalltag. Mit der Zunahme von KI steigt auch der Bedarf an klaren Regeln und Transparenz: Welche Informationen dürfen in die KI gegeben werden? Welche Tools eignen sich? Wie gehen die Mitarbeitenden mit den generierte KI-Ergebnissen um?
Eine KI-Richtlinie hilft, Vertrauen, Sicherheit und Orientierung zu schaffen. Das gilt nicht nur für interne Absprachen zwischen Mitarbeitenden, sondern auch für die externe Kommunikation mit Kund*innen, Partner*innen und der Öffentlichkeit.
In diesem Beitrag zeigen wir, warum eine KI-Richtlinie so wichtig ist – und wie sie helfen kann, einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit KI zu fördern.
Zwischen Authentizität und Qualität – das Dilemma in der Kommunikation mit KI
Viele Unternehmen erleben beim Einsatz von KI in der Kommunikation ein echtes Spannungsfeld. Auf der einen Seite steht die Sorge, dass KI-generierte Texte die Authentizität eines Unternehmens schwächen (Stichwort Brandvoice). Denn Copy-Paste-Inhalte aus der KI wirken schnell unpersönlich, generisch und distanziert – gerade dort, wo Tonalität, Haltung und Echtheit gefragt sind. Wenn Leser*innen sich fragen, ob auf der Website oder dem Social-Media-Kanal noch ein Mensch spricht oder nur eine Maschine, zweifeln sie womöglich auch an der Glaubwürdigkeit des Inhalts und des Unternehmens.
Hingegen zeigt sich in der Praxis: Ohne KI bleiben viele Texte hinter ihren Möglichkeiten zurück. Besonders in kleinen und mittleren Unternehmen ohne eigene Marketingabteilung oder geschulte Kommunikationsfachkräfte entsteht Kommunikation oft nebenbei – und nicht selten unter Zeitdruck. Hier kann KI wertvolle Unterstützung leisten: beim Sortieren von Ideen, beim Strukturieren von Inhalten, beim Formulieren verständlicher Texte. Sie kann mit den richtigen Prompts durchaus helfen, schneller, klarer und wirkungsvoller zu kommunizieren.
Das Dilemma dabei: Wer offenlegt, dass KI mitgewirkt hat, läuft Gefahr, unprofessionell zu wirken. Der Satz „Dieser Text wurde mit Hilfe von ChatGPT erstellt“ klingt für viele immer noch nach: „Wir haben das nicht selbst geschrieben“ (oder extremer: „Wir können das nicht selbst“). Wer aber den KI-Einsatz verschweigt, riskiert ebenso einen Vertrauensverlust – denn es kann der Eindruck von Intransparenz oder sogar Täuschung entstehen.
Warum eine KI-Richtlinie wichtig ist
Eine KI-Richtlinie schafft Orientierung, einen verlässlichen Rahmen für den KI-Einsatz und minimiert Risiken. Sie wirkt wie ein Kompass:
„Ja, wir nutzen KI – aber verantwortungsvoll, nachvollziehbar und mit Augenmaß. Und wir stehen zu jedem Text, den wir veröffentlichen.“
Eine KI-Richtlinie ist kein Eingeständnis von Schwäche, sondern ein Ausdruck von Sorgfalt, Professionalität und Haltung. Sie zeigt, dass Kommunikation mit KI bewusst gestaltet wird – und kein Zufallsprodukt ist.
Die Richtlinie schafft:
- Verlässliche Regeln: Wann, wie und wofür darf KI eingesetzt werden?
- Verständliche Kriterien: Wann machen wir den Einsatz von KI kenntlich – und warum?
- Offenheit: Wie zeigen wir Verantwortungsbewusstsein bei der Nutzung von KI-Tools?
- Qualität: Welche einheitlichen Standards haben wir in der Kommunikation?
- Haltung: Wie stehen wir zur KI-Nutzung im Arbeitsalltag? Welche Schulungen erhalten unsere Mitarbeitenden?
Die wichtigsten Inhalte einer KI-Richtlinie
Hier sind einige zentrale Punkte, die in einer solchen Richtlinie enthalten sein sollten:
- Ziel und Anwendungsbereich der Richtlinie
Ziel einer KI-Richtlinie ist es, den reflektierten, verantwortungsvollen Einsatz von KI in der internen und externen Kommunikation zu fördern. Legen Sie klar fest, was Sie unter „KI“ verstehen (z. B. Text- und Bildgeneratoren, Chatbots etc.), wo sie eingesetzt wird (Texte, Bilder, Videos) und wer für die Umsetzung und Einhaltung der Richtlinie zuständig ist.
- Ethische Leitplanken und Prinzipien für den KI-Einsatz
Der Einsatz von KI muss im Einklang mit den Werten Ihres Unternehmens stehen.
Dabei gelten folgende Grundsätze:
- Keine Diskriminierung oder Vorurteile: Inhalte müssen fair, respektvoll und inklusiv sein – egal ob von Mensch oder Maschine erstellt.
- Keine Täuschung: Deepfakes, manipulative oder falsche Inhalte sind tabu.
- Verantwortung bleibt beim Menschen: KI darf unterstützen, aber nie die menschliche Prüfung ersetzen.
- Transparenz: Der Einsatz von KI kann kenntlich gemacht werden. „Diese Inhalte wurden mit Unterstützung von KI erstellt und redaktionell geprüft“ – klingt hierbei professioneller als „von ChatGPT generiert“.
- Verhältnismäßigkeit: Setzen Sie KI nur ein, wenn es fachlich sinnvoll und ethisch vertretbar ist.
- Datenschutz und rechtliche Rahmenbedingungen
Datenschutz sollte ein zentrales Thema beim Einsatz von KI sein. Setzen Sie deshalb in Ihrer Richtlinie fest, dass keine sensiblen oder personenbezogenen Daten in KI-Systeme eingegeben werden. Prüfen Sie sorgfältig, was datenschutzrechtlich, in Beachtung der DSGVO, erlaubt ist. Das gilt insbesondere für Tools, die außerhalb der EU entwickelt wurden. Zudem sollten Unternehmen die Anforderungen der EU-KI-Verordnung (KI-VO) beachten, die KI-Systeme in Risikoklassen einteilt und entsprechende Pflichten mit sich bringt.
4. Technik und Tool-Auswahl
Führen Sie eine Liste zugelassener Tools (z. B. ChatGPT, DALL·E, Adobe Firefly etc.) und dokumentieren Sie Ihre Bewertungskriterien: Datenschutz, Herkunft der Trainingsdaten, Transparenz und ethische Standards des Anbieters. Machen Sie regelmäßig die verantwortlichen Mitarbeitenden mit den Tools vertraut – auch Führungskräfte und Vorgesetzte.
5. Weiterbildung und Sensibilisierung
Schaffen Sie Raum für Schulungen, Workshops und regelmäßige Diskussionen rund um Chancen, Risiken und Grenzen von KI. Denn nicht alle Mitarbeitenden stehen KI offen gegenüber. Die Einführung einer Richtlinie kann auch Ängste (z. B. Kontrollverlust, Jobangst) auslösen. Hier können offene Fragerunden, Testphasen und Positivbeispiele den Mitarbeitenden helfen den Umgang mit KI zu reflektieren und verantwortungsvoll mitzugestalten.
6. Überprüfung und Weiterentwicklung der Richtlinie
Technologie, Gesetzgebung und öffentliche Wahrnehmung entwickeln sich stetig weiter – Ihre Richtlinie sollte es auch. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen ein, mindestens einmal im Jahr.
Einblick in die Praxis
Use Case 1: Social Media
- Ausgangslage:
Eine Schreinerei möchte regelmäßig auf einer Social-Media-Plattform posten, hat aber keine eigene Kommunikationsabteilung und wenig Erfahrung in der Gestaltung von Beiträgen. Die Inhalte sollen authentisch sein – und trotzdem professionell wirken. Oftmals hat das Team keine wirklichen Ideen und tut sich mit dem Schreiben der Texte eher schwer. - Einsatz von KI:
Tools wie ChatGPT, Mistral AI, Neoroflash oder Perplexity unterstützt dabei, Ideen für Beiträge zu finden und aus einer groben Stichwortliste erste Formulierungen zu erstellen. Die KI schlägt Varianten für die Texte, passende Hashtags und eine mögliche Gliederung vor. Danach übernimmt ein*e Angestellte*r die finale Redaktion: Inhalte prüfen, anpassen und mit einem persönlichen Touch (z.B. im Wording oder mit Bildern aus dem Betrieb) ergänzen.
Use Case 2: Newsletter
- Ausgangslage:
Ein Unternehmen möchte technische Neuerungen in einem monatlichen Newsletter erklären. Die Fachabteilung liefert den Inhalt – aber die Texte sind schwer verständlich und wirken zu technisch. Erst nach einer Überarbeitung können die Informationen von den Leser*innen verstanden werden. - Einsatz von KI:
Ein KI-Tool hilft dabei, den Input in eine klare, lesbare Sprache zu bringen. Dazu gehören vereinfachte Sätze, klare Zwischenüberschriften und ggf. passende Bildvorschläge. Anschließend wird der Text durch eine*n Angestellte*n gegengelesen und mit einer persönlichen Anrede versehen.
KI-Richtlinienbezug in beiden Use Cases:
- Zielgerichteter KI-Einsatz zur besseren Verständlichkeit.
- Kein automatischer Versand ohne menschliche Kontrolle.
- Die Verantwortung für Tonalität, Korrektheit und Aussagekraft liegt beim Menschen.
- Keine sensiblen Daten werden in die KI eingegeben.
Praxistipp: KI-Richtlinie von KI schreiben lassen?
Natürlich liegt der Gedanke nahe, die eigene KI-Richtlinie mithilfe der KI zu schreiben. Eine KI kann Information schnell verarbeiten und gute Vorschläge für eine erste Orientierung der KI-Richtlinie geben. Das macht den Einstieg leichter – vor allem, wenn man noch keine Erfahrung mit solchen Texten hat. Jedoch kennt die KI das Unternehmen nicht, sie kennt keine Ethik und Werte. Deshalb ist es wichtig, dass ein Unternehmen seine eigene Richtlinie aufsetzt, prüft, anpasst, eigene Ideen und Werte einbringt. So kann KI als Hilfsmittel eingesetzt werden und trotzdem eine Richtlinie entstehen, die wirklich zum Unternehmen passt.
Fazit
Wenn Sie eine KI-Richtlinie als Chance begreifen, können Sie den Einsatz von KI in der Kommunikation nicht nur rechtlich und ethisch absichern – sondern auch strategisch nutzen. Wir sind davon überzeugt: Vertrauen entsteht, wo Verantwortung sichtbar ist.
Der Einstieg und das Aufsetzen einer eigenen Regelung fällt oft schwer. Deshalb teilen wir hier unsere KI-Richtlinie als Inspiration. Wir freuen uns über Ihr Feedback – denn wir schätzen den offenen Austausch und das gemeinsame Lernen.
Präsentation zum Thema aus einer unserer vergangenen Veranstaltungen mit einem ersten Überblick und praktischen Impulsen für Ihr Unternehmen:
Checkliste zum erstellen einer KI-Richtlinie:
