Im ersten Teil dieser kleinen Artikelreihe hatten wir Ihnen vier Tipps zu Gesprächen, Schulungen, Experimentierräumen und KI-Verantwortlichen an die Hand gegeben. Unter dem Motto „Was kann und darf ich mit KI?“ erhalten Sie nun Informationen dazu, wie Sie Ihre Mitarbeitenden in schriftlicher Form adressieren können und damit KI-ready machen.
Tipp 5: Whitepaper „Was kann und was darf ich mit KI?“
Ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittenes KI-Whitepaper bietet Ihren Mitarbeiter*innen eine kompakte Orientierung zur KI-Nutzung, ohne Ihre Belegschaft gleich mit einer KI-Richtlinie zu konfrontieren. Bedenken Sie, dass Sie mit der Handreichung einer KI-Richtlinie auch rechtliche Verpflichtungen kundtun, an die sich Ihre Mitarbeitenden halten müssen. Mit einem Whitepaper informieren Sie zunächst einmal „nur“.
Das Dokument verfassen Sie am besten in einer allgemeinverständlichen, formal gehaltenen Sprache, in der Sie klare Ziele und Handlungsdevisen zum Ausdruck bringen. Es sollte ein kompaktes Format sein, das die Mitarbeitenden von Beginn an für ihren Umgang mit KI-Anwendungen zurate ziehen können. Hilfreich ist es, wenn im Papier neben den fachlichen Informationen anschauliche Praxisbeispiele für den Umgang mit KI im Unternehmen enthalten sind. Warum übrigens gleichwohl auf jeden Fall eine KI-Richtlinie erstellt werden sollte, um Ihr Unternehmen KI-ready machen zu können, erfahren Sie in Tipp 8.
Möglicher Aufbau eines Whitepapers
- Was ist „Künstliche Intelligenz“?
- Funktionsweisen, Anwendungsgebiete und Training von KI-Modellen
- Praxisbeispiele „Erfolgreicher Einsatz von KI an meinem Arbeitsplatz“
- (z. B.: Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Marketing, Verwaltung)
- „Was ist mit KI erlaubt? Was ist nicht erlaubt?“
- Sicherer Umgang mit Daten
Tipp 6: Persona-Profile erstellen „Wie gehe ich mit KI um?“
Eine anschauliche Handreichung stellen so genannte Persona-Profile dar. Eine Persona ist quasi ein Stereotyp, stellvertretend für eine Gruppe von Menschen mit Gemeinsamkeiten. Sie haben so z. B. die Möglichkeit, für bestimmte Unternehmensbereiche oder Abteilungen eine oder auch mehrere Persona-Profile zum KI-Einsatz formulieren. Wenn Sie KI-ready sein wollen, denken Sie z. B. an Ihre Beschaffung, Ihre Produktion, Ihre Logistik, Ihre Verwaltung, Ihren Vertrieb, Ihr Marketing. Ziel dieser Maßnahme sollte es sein, auch hier aufzuzeigen, was mit KI möglich ist und was unterlassen werden sollte.
Als anschauliche Darstellung für die Persona-Beschreibungen empfiehlt es sich, z. B. ein Canvas zu erstellen, das in Spiegelstrichen schlagwortartige Informationen zu zentralen Punkten enthält. Seien Sie einfach kreativ, nutzen Sie gern auch grafische Elemente.
Eine ausführliche Beschreibung zum Thema „Persona“ finden Sie hier.
Beispielhaftes Template für die Erstellung eines Persona-Profils zur KI-Nutzung
| Angaben zur Persona – Bild zur Persona – Alter, Geschlecht, … – Aufgabenprofil im Unternehmen – … | Wie kann ich mit KI Wünsche und Herausforderungen für meine Arbeit lösen? – … – … – … | Was sollte ich bei der KI-Nutzung beachten? – … – … – … |
| Meine Wünsche zur Optimierung meines Aufgabengebiet – … – … – … | Risiken und Fallstricke bei der KI-Nutzung im Aufgabengebiet – … – … – … | Was darf ich auf keinen Fall bei der Nutzung von KI tun? – … – … – … |
| Meine Herausforderungen im Aufgabengebiet – … – … – … | Woran kann ich mich bei Bedarf wenden? – … – … – … |
Tipp 7: Checklisten
Eine weitere Orientierungshilfe für einen verantwortungsvollen Umgang mit KI sind Checklisten, wie folgendes Beispiel bei der Erzeugung von Content über generative KI-Tools zeigt:
Check 1: Validität der Daten
Zurzeit ist davon auszugehen, dass es immer noch viele Fälle gibt, in denen eine KI „halluziniert“. Deshalb ist eine Überprüfung der Ergebnisse, die von einer KI erzeugt wurden, in jedem Fall notwendig. Zudem sollte vor Eingabe von Daten in eine KI die Stimmigkeit der eigenen Angaben überprüft werden.
- Sind alle Daten und Informationen, die ich von einer KI als Output erhalten habe, korrekt?
- Habe ich die KI-erzeugten Daten und Informationen mit anderen internen und externen zuverlässigen Quellen, Statistiken und Hintergrundinformationen abgeglichen?
- Bevor ich meinen Prompt versende: Sind alle von mir eingegebenen Daten korrekt?
Check 2: Zuverlässigkeit der Ergebnisse und Gefahr möglicher Plagiate
KI ist jederzeit in der Lage, Inhalte direkt aus Quellen zu kopieren und Ihnen zur Verfügung zu stellen. Unsicher ist aber, ob (a) diese Quellen überhaupt zuverlässig sind und (b) ob Sie hier nicht in die Gefahr kommen, ein Plagiat zu erstellen. Es drohen rechtliche und finanzielle Konsequenzen. Auch Ihr Ruf kann dadurch geschädigt werden.
- Basieren die von der KI erzeugten Inhalte auf zuverlässige Quellen?
- Verwendet die KI Inhalte, die Plagiatsschutz haben? Habe ich damit den Urheberrechtsschutz verletzt?
Check 3: Stil der Texte, Bilder und Videos
Auch wenn wir eine KI auffordern, eine bestimmte Sprache oder einen bestimmten Stil zu verwenden, erhalten wir als Ergebnis oft nicht das, was wir uns wünschen. KI klingt zuweilen roboterhaft und kann allein deshalb als KI erkannt werden. Auch erwarten die Leser*innen eine menschlich-natürliche, persönliche und diskriminierungsfreie Ansprache.
Habe ich den Sprachstil und die Lesbarkeit der KI ausreichend überprüft?
- Sind die KI-erzeugten Texte, Bilder und Videos natürlich genug? Entspricht dies dem, was ein Mensch sagen oder schreiben würde? Oder wurde zu formell und roboterhaft formuliert?
- Sind Stil und Begrifflichkeiten korrekt und konsistent von der KI gewählt?
- Sind Stil und Begrifflichkeiten diskriminierungsfrei von der KI gewählt?
- Entspricht der Stil der Tonalität unserer Corporate Identity und Markenbotschaften?
Check 4: Passen die Inhalte zum Kontext?
Die Ergebnisse KI-erzeugter Inhalte weichen oft vom gewünschten Kontext ab. Da die Ergebnisse durch reine Rechenoperationen erzeugt werden, ist die Einordnung in einen gewünschten Kontext vielfach nicht oder nur rudimentär vorhanden, auch wenn der Prompt dies so berücksichtigt.
Überprüfen Sie Ihre Prompts gründlich auf Genauigkeit des jeweils gewünschten Kontextes.
Überprüfen Sie die KI-erzeugten Ergebnisse auf den gewünschten Kontext. Passen Sie ggf. Ihren Prompt an oder lassen sie die KI den Text oder die Bilder neu erzeugen.
Check 5: Sind meine Daten sicher und entsprechen rechtlichen Anforderungen?
Datensicherheit und Datenschutz genießen bei KI-Daten höchste Priorität.
- Werden datenschutzrelevante Angaben gemacht? Sind diese Angaben DSGVO-konform?
- Enthalten Texte und Bilder urheberrechtlich oder markenrechtlich relevante Elemente?
- Bieten die genutzten Tools ausreichenden Sicherheitsschutz?
- Wird durch meine Prompts die KI mit kritischen Daten trainiert? Habe ich die Möglichkeit genutzt, das Trainieren der KI mit kritischen Daten zu unterbinden?
Quelle: https://www.languagewire.com/de/blog/8-ai-content-checks
Weitere Checklisten
Eine weitere Möglichkeit, eine Checkliste zu erstellen, finden Sie unter https://www.lda.bayern.de/media/ki_checkliste.pdf
Ausführlich geht es hier u. a. um Autonomie und Kontrolle der KI durch Menschen, Fairness, Transparenz, Verlässlichkeit, Sicherheit und rechtliche Aspekte. Machen Sie sich gern ein Bild davon.
Eine Checkliste zum Schutz sensibler Daten bei Einsatz generativer KI finden Sie hier.
Tipp 8: Eine KI-Richtlinie formulieren
All die vorgenannten Tipps bedeuten keineswegs, dass Sie zukünftig auf eine KI-Richtlinie verzichten sollten. KI-ready heißt im Gegenteil: Es ist mehr als empfehlenswert, wenn Sie neben den Handreichungen und Schulungen auch auf ein Dokument mit klaren Regeln zum Umgang mit KI in Ihrem Unternehmen zurückgreifen können. Insbesondere im Streit- oder Schadensfall haben Sie dann sofort ein belastbares Dokument in der Hand, das Ihnen dann auch rechtlichen Schutz vor möglichen Sanktionen bietet.
Wichtig ist, dass die KI-Richtlinie wie die anderen Dokumente allgemeinverständlich formuliert und auf Ihre unternehmerische Praxis anwendbar ist. Das ist sicherlich etwas Tüftelarbeit, aber auch hier können Sie natürlich externes Know-how zurate ziehen. Wie eine solche Richtlinie aussehen kann, haben wir für Sie in einem gesonderten Artikel aufbereitet. Schauen Sie doch gern einmal herein!
Sondertipp: Was Sie noch beachten sollten
Erstens: Alle Ihre Maßnahmen (auch die Maßnahmen, die in Teil 1 angesprochen wurden) sollten Sie regelmäßig auf Aktualität überprüfen und dort, wo es nötig ist, anpassen.
Zweitens: Die Maßnahmen betreffen selbstverständlich nicht nur Ihre Belegschaft. Wenn Sie KI-ready sein wollen, gilt es gerade auch für Sie selbst, einen Überblick über das, was KI kann und was KI darf, zu haben und stets auf dem aktuellen Stand der Dinge zu bleiben. Und denken Sie auch an Ihre Geschäftspartner und Ihre Kundschaft. Bedenken Sie, dass Sie vor allem dann, wenn etwas nicht reibungslos funktioniert oder gar ein Schadensfall eintritt, die Hauptverantwortung für das Geschehen im Unternehmen tragen. Und im schlimmsten Fall dafür haftbar gemacht werden können.
Und übrigens …
Die zentralen Inhalte der von Ihnen für die Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellten Dokumente können Sie auch anderweitig weiterverwerten, z. B. für Ihr Marketing. Tipp: Schauen Sie doch einfach mal, wie Sie das umsetzen können! Vielleicht in Ihren Unternehmensleitlinien?! Vielleicht hilft ja sogar die KI dabei?!
Fazit
Wenn Sie diese Maßnahmen umgesetzt haben, können Sie davon ausgehen, dass Sie den KI-Einsatz in Ihrem Unternehmen nicht nur effektiv gestalten, sondern auch guten Gewissens gegenüber Ihren Mitarbeiter*innen und auch gegenüber Ihren Geschäftspartnern verantworten können.
Sicherlich können und müssen Sie nicht alles gleich auf einmal umsetzen. Wichtig ist aber, dass Ihren Mitarbeiter*innen die wesentlichen Chancen und Grenzen im Umgang mit KI bewusst sind. Wenn das so ist, dann steht Ihr Unternehmen auch für einen verantwortungsvollen Umgang mit KI. Mit anderen Worten: So sind Sie für den Umgang mit KI bestens aufgestellt, so sind Sie KI-ready!
