Der Einsatz von KI-Anwendungen erlebt zurzeit einen wahren Boom. Jedes Unternehmen stellt sich deshalb heute fast automatisch die Frage: Sind wir schon KI-ready? Das kommt nicht von ungefähr: KI kann Unternehmen maßgeblich dabei unterstützen, Zeitressourcen und Kosten einzusparen. Zudem versprechen KI-Anwendungen eine echte Entlastung für die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit in praktisch allen Unternehmensbereichen.
Allerdings ist der KI-Einsatz auch mit Risiken verbunden. Ein sensibler Umgang mit KI-Daten ist insbesondere in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit, rechtliche Aspekte sowie mögliche Diskriminierungen und Verzerrungen von Ergebnissen vonnöten. Dies betrifft sowohl die Daten, die in eine KI-Anwendung eingegeben werden, als auch den von einer KI-Anwendung erzeugten Output. Zudem nutzen Mitarbeiter*innen möglicherweise schon längst KI im Unternehmen in verschiedenen Arbeitsbereichen, ohne dass die Geschäftsführung davon weiß. Auch wenn dies in der Regel in guter Absicht passiert, ist es sicherlich aus unternehmerischer Sicht nicht förderlich, wenn hier die Gefahr einer Schatten-KI besteht.
Aus all diesen Gründen ist es zwingend notwendig, dass die Beschäftigten in den Unternehmen ein Bewusstsein dafür entwickeln, mit welchen Chancen und Risiken sie es konkret zu tun haben und dafür, wie sie verantwortungsvoll mit Künstlicher Intelligenz umgehen.
Was erwartet Sie in dieser Artikelreihe?
In dieser kleinen zweiteiligen Artikelreihe möchten wir Ihnen praktische Tipps geben, anhand derer Sie Ihre Mitarbeiter*innen sozusagen „hands-on“ zum Umgang mit KI-Anwendungen, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, KI-ready machen.
In diesem Teil geht es darum, wie Ihre Mitarbeitenden Erfahrungswerte zum Umgang mit KI sammeln und Feedback zu eigenen Erfahrungen einbringen. Dazu zählen die Durchführung von Gesprächsrunden, Schulungen sowie ein verantwortungvolles Arbeiten in Experimentierräumen. Im zweiten Artikel möchten wir Ihnen Tipps geben, welche schriftlichen Handreichungen Sie Ihren Mitarbeiter*innen als Orientierungshilfen zu KI an die Hand geben können.
Tipp 1: KI-Gesprächsrunden
Wissen Sie eigentlich, ob Ihre Belegschaft schon Erfahrungen mit KI hat? Oder KI eventuell bereits an ihrem Arbeitsplatz einsetzen? Und welche Unterstützung sich die Mitarbeitenden bei ihrer Arbeit von den KI-Tools erhoffen? Dieses Wissen ist für Sie in dreierlei Hinsicht nützlich: Sie haben einen Überblick, (a) welche KI-Skills Ihr Personal schon mitbringt, (b) wo Sie gegebenenfalls eingreifen müssen, wenn Ihre Belegschaft bereits KI-Tools ohne Ihr Wissen einsetzt, und (c) wo die Menschen in Ihrem Unternehmen Informationsbedarf zu KI haben.
Mit den Mitarbeitenden ins Gespräch kommen
Am besten, Sie kommen mit den Mitarbeiter*innen in zwangloser Runde zu KI ins Gespräch. Schauen Sie, dass Sie möglichst alle, für die ein Einsatz von KI relevant ist, in die Gespräche einbeziehen. So erhalten nicht nur Sie einen guten Überblick über den Wissensstand Ihrer Mitarbeitenden zu KI, sondern schaffen auch ein gutes Stück Transparenz untereinander in der Belegschaft. Und Sie fördern dadurch auch den Austausch zu KI unter den Mitarbeitenden. Ansonsten können Sie natürlich auch Einzelgespräche mit den Mitarbeiter*innen führen.
Was sollten Sie Ihre Mitarbeitenden fragen?
Türöffner für die Gesprächsrunden könnten z. B. folgende Fragestellungen sein:
- In welchen Arbeitsbereichen wünschen Sie sich eine Unterstützung oder Entlastung durch KI?
- Welche KI-Tools kennen Sie schon?
- Welche KI-Tools setzen Sie schon bei Ihrer Arbeit ein?
Welche Inputs sollten Sie in die Gesprächsrunden einbringen?
- Nutzen Sie die Gespräche dazu, der Belegschaft zu erläutern, warum Sie KI einsetzen (wollen) und in welchen Unternehmensbereichen Sie den KI-Einsatz planen.
- Erläutern Sie aus Ihrer unternehmerischen Perspektive die Chancen des KI-Einsatzes für Ihr Unternehmen.
- Kommunizieren Sie, dass es auch Grenzen für den KI-Einsatz gibt und dass ein verantwortungsvoller Umgang mit KI-Anwendungen oberstes Ziel ist.
- Bei den Gesprächen soll es nicht bleiben: Skizzieren Sie gern schon einmal weitere Maßnahmen, wie Sie Ihre Mitarbeiter*innen in Bezug auf den Umgang mit KI mitnehmen.
- Geben Sie gerne Ihrem Personal schon eine erste Handreichung als Orientierungshilfe mit auf den Weg.
Mögliche Alternative zu Gesprächen: Fragebögen erstellen
Alternativ zu den Gesprächsrunden ist es auch möglich, den Mitarbeiter*innen einen Fragebogen ausfüllen zu lassen. Beachten Sie aber, dass die Aussagen dann erst im Nachgang bewertet werden können und das spontane Feedback und der Austausch miteinander aus den Gesprächsrunden fehlt.
Tipp 2: Schulungen zur KI-Nutzung durchführen
Eines vorweg: KI-ready zu sein heißt, dass Sie aller Voraussicht nach nicht darum herumkommen, Ihre Belegschaft über eine gepflegte Gesprächskultur hinaus in ausreichendem Maß zum Thema „KI-Einsatz“ zu schulen.
Warum ist das so?
Rechtlich: Seit dem 02. Februar 2025 sind Unternehmen gem. Art. 4 der KI-Verordnung gesetzlich verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Mitarbeitende, die mit KI-Systemen arbeiten, sicher und verantwortungsvoll mit ihnen umgehen können. Unternehmen müssen nachweisen können, dass ihre Teams über ein „ausreichendes Maß an KI-Kompetenzen“ verfügen.
Diese Pflicht gilt für alle Arbeitgebende, die KI-Systeme entwickeln oder nutzen – unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Allerdings gibt es (Stand: 26.05.2025) keine genaue Vorgabe dazu, welche Inhalte die Schulungen haben müssen und es ist auch auslegbar, was „ausreichendes Maß an KI-Kompetenz“ bedeutet. Das muss für Sie aber nicht von Nachteil sein: Bei der Ausgestaltung der Schulungen haben Sie damit ein gutes Stück Freiheit.
Praktisch: Auch wenn Ihre Mitarbeiter*innen schon KI-Kompetenz mitbringen: In der Regel fehlt es in den Unternehmen noch an Wissen und Know-how. Um dies aufzubauen, ist es entscheidend, dass Sie für Ihre Schulungen eine konkrete Agenda parat haben. In den Schulungen sollte es nicht nur darum gehen, über das, was KI kann, informiert zu sein. Wichtig ist es, auch darüber einen Überblick zu geben, wo Gefährdungspotentiale liegen und wo es Grenzen beim Umgang mit KI gibt, was man darf und was nicht – und was man tun muss, um nicht gegen geltendes Recht zu verstoßen.
Beispiel für einen Schulungsworkshop
Hier einmal ein Beispiel für den Ablauf eines Schulungsworkshops. Dieser sollte folgende wichtigen Programmpunkte umfassen:
- Grundlegende Erläuterungen zu den wichtigsten KI-Begriffen
- Zentrale KI-Anwendungsgebiete und -Tools
- Praxisbeispiele für den KI-Einsatz im betrieblichen Alltag in verschiedenen Unternehmensbereichen
- Kompakter Überblick über die relevantesten rechtlichen Aspekte zu KI (u. a. AI Act, DS-GVO, Urheberrecht, Markenrecht, Arbeitsrecht)
- Sicheres und transparentes Arbeiten mit KI
- Faires Prompten und Training von KI-Modellen: Was kann ich – was darf ich?
- Verwertung von KI-Inhalten: Was kann ich – was darf ich?
- Beispielhaftes Testen eines allgemein verwendeten KI-Tools
Vertiefende Schulungen
Vertiefende Inhalte zu den oben genannten Inhalten (bspw. zum Umgang mit speziell auf bestimmte Fachbereiche zugeschnittene Tools) und weiterführenden KI-Themen (z. B. zu technischen Details, weiterführende Aspekte der IT-Sicherheit) können Sie optional in zusätzlichen Workshops für Fortgeschrittene oder für Expert*innen in kleinem Kreis erarbeiten lassen. Alternativ ist auch ein Schulungsprogramm zu einzelnen Themengebieten möglich, welches das Know-how zu KI nach und nach aufbaut (bspw. wöchentliche Termine à 60 – 90 Minuten).
Durchführung der Schulungen
Schauen Sie zunächst einmal, ob Sie hausintern über eine oder mehrere Personen verfügen, die KI-Schulungen durchführen kann. Falls nicht, scheuen Sie sich nicht, kompetente externe Expertise einzuschalten.
Sorgen Sie dafür, dass an der Basisschulung möglichst alle die Mitarbeiter*innen teilnehmen, die in Ihrem Unternehmen KI nutzen (werden). Je nachdem, welche Inhalte in den Schulungen behandelt werden und wie intensiv der Informationsbedarf bei den Teilnehmer*innen ist, kann die Dauer der Schulungsmaßnahmen variieren. Es empfiehlt sich hier, ein möglichst maßgeschneidertes Schulungsprogramm anzubieten. Es gilt das Prinzip „So wenig Aufwand wie möglich, so viel Aufwand wie nötig“. Wichtig ist auf alle Fälle, dass die Inhalte der Schulungen in allgemeinverständlicher Form vorgetragen werden.
Ob in Präsenz oder online: Beide Formate sind prinzipiell möglich. Entscheiden Sie am besten, was für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft am besten passt.
Tipp 3: Experimentierräume schaffen
Nichts geht über das Testen von KI in der unternehmerischen Praxis. Stellen Sie Experimentierräume zur Verfügung, in denen KI-Anwendungen ausgiebig getestet werden können. So werden Ihre Mitarbeiter*innen zu aktiven Gestalter*innen mit KI und haben zudem Spaß bei der Sache. Sie bereiten so den Weg zu einer menschenzentrierten Nutzung von KI in Ihren Unternehmensprozessen. Gleichzeitig erzielen Sie eine Optimierung der Arbeitsprozesse und der Arbeitsqualität. So gelingt es Ihnen, bei Ihrer Belegschaft ein hohes Maß an Begeisterung und Vertrauen in den Umgang mit KI herzustellen.
Beachten Sie aber, dass den Mitarbeitenden gerade auch in den Experimentierräumen die Grenzen bei der Eingabe und Verwertung von KI-Daten jederzeit bewusst sind und dass sie die möglichen Konsequenzen bei einem Fehlverhalten kennen. KI-ready zu sein heißt, dass Sie so maßgeblich das Risiko für fatale Konsequenzen im Umgang mit KI in der realen Arbeitssituation minimieren.
Tipp 4: Verantwortliche zu KI bestimmen
Schließlich ist es wichtig, dass Sie Verantwortlichkeiten zu KI festlegen. Gut ist es z. B., eine*n KI-Beauftragte*n für das Unternehmen zu benennen. Diese Person sollte über ausreichende theoretische und praktische Kenntnisse zu regulatorischen, technischen und datenschutzrechtlichen Aspekten von KI verfügen. Beispielsweise könnte diese Aufgabe Ihr*e Datenschutzbeauftragte*r mit übernehmen, es kann aber auch jemand anderes sein. Damit verfügen Sie über eine zentrale Ansprechperson, wenn bei Ihren Mitarbeitenden Fragen oder auch Beschwerden zum Umgang mit KI auftauchen. Zusätzlich sollten Sie schauen, ob Sie bspw. in Ihren Abteilungen weitere KI-Verantwortliche identifizieren und benennen können. So sind sie dann auch in diesem Sinne KI-ready.
Was folgt in Teil 2?
Teil 2 enthält Tipps darüber, welche schriftlichen Handreichungen Sie Ihren Mitarbeitenden als Orientierungshilfen zu KI an die Hand geben können. Schauen Sie doch gern einmal herein!
