Im Wettbewerb um Talente und zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sind unter anderem zwei Faktoren wichtig: Zentrales Wissen – auch informelles – muss im Unternehmen gehalten werden und neue technologische wie auch gesellschaftliche, marktwirtschaftliche usw. Entwicklungen müssen allen Beschäftigten regelmäßig vermittelt werden. Gerade für Anwendungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz ist das wichtig, denn dort gibt es ständig neue Tools, deren Nutzung die Effizienz enorm steigern kann und zur Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens beiträgt.
Blick in die Praxis:
Ein Unternehmen im Bereich Elektro/Smart Home hat 20 Beschäftigte, davon drei Führungskräfte. Der administrative Bereich ist klein gehalten. Werbetexte, Schreiben an Kund*innen und Ähnliches werden direkt von technischen Beschäftigten durchgeführt, nicht von einer Marketingabteilung. Das Texten geht den Beschäftigten nicht immer leicht von der Hand. Wenn keine konkreten Vorlagen bestehen, dauert das Schreiben von kleineren Beiträgen insgesamt zu lange. Dann entstehen zum Teil Frustrationen bei den textenden Mitarbeitenden und bei denjenigen, die auf die Texte warten.
Textgenerierende KI als Idee ist im Unternehmen bekannt, allerdings gibt es noch wenig Berührung damit. Einige Beschäftigte haben privat schon einmal bekannte Tools ausprobiert, sich aber im Arbeitskontext noch nicht dazu durchgerungen. In der Geschäftsführung entsteht die Idee, einzelne Mitarbeitende zu Expert*innen auszubilden, die dann kontinuierlich die Bestandsmitarbeitenden und neuen Beschäftigten für den Einsatz von KI-Tools zum Texten qualifizieren können.
Ausbildung von Beschäftigten zu Trainer*innen
Eine strategisch günstige und ressourcensparende Methode, um dieses Ziel zu erreichen, ist die Ausbildung von Beschäftigten zu Trainer*innen. Dieser Ansatz steigert dabei nicht nur die Effizienz der Mitarbeitenden: Er kann ebenfalls die gesamte Unternehmenskultur stärken, indem er eine kooperative Haltung und das voneinander Lernen im Unternehmen fördert.
1. Warum?
Wissensvermittlung sichert Wettbewerbsvorteile: In einem Umfeld, in dem Fachwissen und technische Entwicklungen rasch veralten können, ist die kontinuierliche Weiterbildung der Belegschaft entscheidend. Durch die Ausbildung interner Trainer*innen kann spezialisiertes Wissen auf eine effiziente und ressourcenschonende Art und Weise an die gesamte Belegschaft weitergegeben werden. Das hilft dabei, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand der relevanten Themen und Best Practices sind, was die Innovationskraft und Effizienz des Unternehmens steigern kann.
Förderung der Mitarbeitendenbindung: Gute Beschäftigte im Unternehmen zu halten, ist für Unternehmen zentral. Dabei spielen vermehrt auch nicht-monetäre Aspekte eine Rolle. Es ist zum Beispiel auch wichtig, Fachkräfte inhaltlich an das Unternehmen zu binden. Beschäftigte, die als Trainer*innen tätig sind, fühlen sich oft stärker mit dem Unternehmen und der weiteren Belegschaft verbunden, da sie eine wichtige Rolle im Lernprozess des Kollegiums und in der Entwicklung des Unternehmens spielen. Diese Verantwortung kann die Motivation erheblich steigern und zur Reduzierung von Fluktuation beitragen.
Kostenersparnis und Flexibilität in der Personalentwicklung: Externe Schulungen sind oft teuer und logistisch aufwendig. Indem Unternehmen eigene Beschäftigte als Trainer*innen einsetzen, können sie erhebliche Kosten sparen. Zudem ermöglicht es eine größere Flexibilität bei der Planung und Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, da so keine Abhängigkeit von externen Zeitplänen besteht.
Stärkung der Unternehmenskultur und des Teamgeistes: Schulungen durch die eigenen Kolleg*innen tragen dazu bei, den Austausch und den Aufbau von Beziehungen innerhalb des Teams zu fördern. Das kann dann wiederum zu einer offenen, lernfreudigen und kooperativen Unternehmenskultur beitragen, die ebenfalls wiederum Innovation und Zusammenarbeit fördern kann.
2. Wie?
a) Auswahl geeigneter Trainer*innen
Bei der Auswahl potenzieller Trainer*innen kommen häufig Führungskräfte in Frage, die naturgemäß Neuerungen an die Belegschaft vermitteln. Da die betreffenden Personen allerdings vor allem über gute kommunikative Fähigkeiten verfügen sowie neugierig und engagiert sein sollten, können grundsätzlich alle Beschäftigten Trainer*innen werden.
Blick in die Praxis
Die Geschäftsführung setzte sich mit den Führungskräften zusammen und analysierte, welche Mitarbeitenden über Erfahrung, Fachwissen und Interesse oder erste Erfahrungen mit KI verfügten und sich gleichzeitig gut für die Schulung ihrer Kolleg*innen eigneten. Es gab drei technische Fachkräfte, die besonders kommunikativ und motiviert waren, ihr Wissen weiterzugeben. Diese Mitarbeitenden waren neugierig auf KI und hatten das Potenzial, als Trainer*innen das Team nachhaltig zu stärken.
b) Ausbildung der Trainer*innen
Potenzielle Trainer*innen verfügen nicht grundsätzlich über vertiefte didaktische Fähigkeiten. Diese müssen zunächst vermittelt werden. Dafür kommen zunächst externe Trainer*innen infrage, je nach Branche des Unternehmens und eventuellen Vorkenntnissen der Mitarbeitenden aber auch interne Beschäftigte.
Bei der Ausbildung der Trainer*innen sollte darauf geachtet werden, dass didaktische Fähigkeiten praxisnah und wenig akademisch vermittelt werden.
Außerdem sollte darauf geachtet werden, dass die neuen Trainer*innen in der Lage sind, kurze Schulungsinhalte für die Belegschaft selbstständig zu erarbeiten und durchzuführen.
Dafür eignet sich die Erstellung von sogenannten Modulkarten. Diese Karten ermöglichen als Methode eine strukturierte Aufbereitung von Schulungen. Dabei sind sie praxisnah und helfen dabei, die Inhalte auf den Punkt zu bringen.
Die hier aufgeführten Inhalte sind realistisch innerhalb von 2–3 Tagen erlernbar und können dann direkt in der Praxis eingesetzt werden.
Blick in die Praxis
Es stellte sich heraus, dass einer der Mitarbeitenden ein Lehramtsstudium absolviert hatte, sich dann aber gegen diese Laufbahn entschieden hatte. Er erkläre sich dazu bereit, sein Wissen von damals durch frei zugängliche Ressourcen zu aktualisieren und die Schulung der Trainer*innen gemeinsam mit einer fachlich sehr erfahrenen Führungskraft zu leiten.
Die ausgewählten Fach- und Führungskräfte wurden in einem intensiven eintägigen Workshop zu Trainer*innen ausgebildet. Hier erlernten sie die Grundlagen der Didaktik und erhielten Anleitungen, um KI-bezogene Inhalte verständlich und praxisnah zu vermitteln. Ihnen wurde gezeigt, wie sie Modulkarten für Schulungen erstellen können, um ihre Sessions strukturiert zu planen. Die Führungskräfte halfen den zukünftigen Trainer*innen dabei, KI-Anwendungen und deren Nutzen für das Unternehmen zu erklären, und gaben ihnen Beispiele, wie sie dies an ihre Kolleg*innen weitergeben können.
c) Interne Kurse planen und durchführen
Um einen fundierten Schulungsplan für das gesamte Unternehmen zu erstellen, ist es sinnvoll, wenn alle Beteiligten (Geschäftsführung und Trainer*innen) gemeinsam einen Plan aufstellen. Dieser sollte mindestens folgende Aspekte beinhalten:
- Welche Themen sind im Kalenderjahr in den verschiedenen Bereichen relevant?
- Welche Zielgruppen gibt es im Unternehmen? Können alle Beschäftigten mit den gleichen Inhalten geschult werden oder muss differenziert werden?
- Sind alle Bedürfnisse der Beschäftigten bekannt oder gibt es Diskrepanzen zwischen der Vision der Geschäftsführung und den Themen, die die Beschäftigten inhaltlich benötigen?
- Sollen einheitliche Schulungsmaterialien und -formate für die Themen entwickelt werden?
- Entwickeln Sie abwechslungsreiche Schulungsformate – ein reiner Frontalunterricht ist heute nicht mehr zeitgemäß. Prüfen Sie, ob Sie auch Audio- oder Videoinhalte einbauen können, Quizze und Ähnliches. Das bietet auch die Chance, jüngere Beschäftigte nicht nur zur Teilnahme an den Kursen zu motivieren, sondern sie vielleicht sogar bei der Materialerstellung einzubinden.
- Stellen Sie einen sinnvollen Schulungsplan für die nächsten 12–24 Monate auf, der inhaltlich und zeitlich weder die Trainer*innen noch die Beschäftigten überfordert.
Blick in die Praxis
In enger Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung und Trainer*innen wurde ein Schulungsplan erstellt, der sicherstellt, dass alle Mitarbeitenden regelmäßig über aktuelle Entwicklungen informiert werden. Die ersten Schulungssitzungen umfassten praktische Übungen, bei denen die Beschäftigten lernten, KI-Tools für die Texterstellung zu nutzen.
In der ersten Schulung wurde der nächste Newsletter für Kund*innen erstellt. Dabei wurde gezeigt, wie sich Prompts so gestalten lassen, dass die Sprache des generierten Texts zu der des Unternehmens und der Zielgruppe passt. Fehlversuche wurden dabei als Chance zum Lernen und zur Weiterentwicklung des Prompts genutzt. Am Ende der Schulung lag der fertige Newsletter vor und die Mitarbeitenden wussten genau, wie sie die nächsten Texte erstellen konnten.
d) Eingliederung in den Arbeitsalltag
- Gestalten Sie die Schulungen so, dass praktische Elemente und direkte Anwendungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz integriert sind.
Blick in die Praxis
Die Mitarbeitenden begannen, das erlernte Wissen sofort im Arbeitsalltag anzuwenden. Sie erstellten in kleinen Teams weitere Newsletter und Kundenansprachen, wobei sie die ihnen vertrauten KI-Tools nutzten. Anfangs wurden die Prompts oft angepasst und verbessert, bis das gewünschte Ergebnis erzielt wurde. Die Trainer*innen standen dabei kontinuierlich als Ansprechpersonen zur Seite. Über die regelmäßigen Coaching-Einheiten entwickelten die Beschäftigten eine Routine im Einsatz von KI-Tools, was die Produktivität und die Qualität der Texte merklich steigerte.
- Motivieren Sie die Beschäftigten und Trainer*innen durch Anerkennung, Belohnungen oder Karrierechancen dazu, die neu erworbenen Fähigkeiten im Arbeitsalltag anzuwenden und weiterzuentwickeln.
- Implementieren Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen mit den Trainer*innen, um zu überprüfen, wie gut die Schulungsinhalte im Arbeitsalltag umgesetzt werden und wo Anpassungen nötig sind.
Blick in die Praxis
Um die Motivation der Trainer*innen und Teilnehmenden aufrechtzuerhalten, wurden regelmäßig Feedback-Runden organisiert, bei denen die Fortschritte und Herausforderungen besprochen wurden. Anerkennungen und kleine Belohnungen, wie zusätzliche Weiterbildungsmöglichkeiten oder positive Erwähnungen im Teammeeting, schaffen eine motivierende Atmosphäre. Durch die direkte Rückmeldung können die Trainer*innen ihre Schulungstechniken kontinuierlich verbessern, und das Unternehmen profitierte von einer durchgehend hohen Qualität bei der Anwendung von KI-gestützten Texterstellungsprozessen.
3. Zusammenfassung
Die Etablierung von internen Schulungen durch Beschäftigte als Trainer*innen in Ihrem Unternehmen bietet viele Vorteile. Die vier Schritte bei der Umsetzung sind nachfolgend graphisch dargestellt:
Durch die Eingliederung der Schulungsinhalte in den Arbeitsalltag wird die Umsetzung des Gelernten zur täglichen Praxis und schließlich zur Selbstverständlichkeit. Wissen, das von den eigenen Mitarbeitenden getragen und weitergegeben wird, verankert sich tief in der Unternehmenskultur. Der Multiplikatoreneffekt, den Sie dadurch erzielen, ist nicht zu unterschätzen – Kollegen*innen werden zu Botschafter*innen und treiben Veränderungen vertrauensvoll und authentisch voran.
Es entsteht eine Lernkultur, die von Eigeninitiative, Engagement und gegenseitiger Unterstützung geprägt ist. Diese kann sich positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und das Betriebsklima auswirken.
