Da Unternehmen zunehmend Verantwortung für ethisches und nachhaltiges Handeln übernehmen müssen, um sich langfristig im Wettbewerb behaupten und den entsprechenden Regularien gerecht werden zu können, entschied sich die Dr. Loges + Co. GmbH , einen Code of Conduct zu entwickeln. Dieser sollte nicht nur die Werte und Prinzipien des Unternehmens klar definieren, sondern auch Orientierung für alle Mitarbeitenden bieten. Doch wie schafft man es, ein solches Dokument praxisnah und mit hoher Akzeptanz im Unternehmen zu verankern?
AUSGANGSLAGE
Dr. Loges, ein Hersteller für natürliche Nahrungsergänzungsmittel ist ein traditionsreiches Unternehmen mit einer starken Wertebasis. Dennoch fehlte ein strukturierter und schriftlich festgehaltener Code of Conduct (Verhaltenskodex), der Mitarbeitenden eine klare Richtschnur für ihr Handeln bietet . Die Unternehmensleitung erkannte die Notwendigkeit eines solchen Kodexes, um eine nachhaltige und werteorientierte Unternehmenskultur weiter zu stärken und zu dokumentieren. Ein Team aus drei Personen sollte den Code of Conduct verfassen.
Herausforderung
Die größte Herausforderung bestand darin, die Vielfalt der Themen und Unternehmensaktivitäten zu sammeln und zu systematisieren . Die Arbeit des Teams musste außerdem so organisiert werden, dass der finale Code of Conduct zur gelebten Praxis motiviert und nicht nur als formales Dokument Richtlinien in Themenbereichen wie Datenschutz und Datensicherheit, im Umgang mit Kund*innen, Geschäftspartnern und staatlichen Stellen oder der Verantwortung gegenüber Mitarbeitenden, Gesellschaft und Umwelt beschreibt. Es stellten sich weiterhin die Fragen, welche Themen besonders relevant sind und wie sie in einer verständlichen und motivierenden Form präsentiert werden können.
IDEEN UND BEDENKEN
Das Team hatte angefangen die Themen in einem Textdokument zu sammeln und zu gliedern. Daraufhin wurde mit der Formulierung begonnen. Durch diese sehr formale Herangehensweise rückte die Zielsetzung eines übergreifenden motivierenden Dokumentes leicht in den Hintergrund. Der Code of Conduct sollte auf das Wesentliche reduziert werden, musste aber gleichzeitig eine detaillierte und umfassende Darstellung gewährleisten. Zudem gab es Bedenken, ob sich alle Mitarbeitenden mit den Inhalten identifizieren könnten und wie das Dokument in den Arbeitsalltag integriert werden könnte.
Hilfe durch die Mittelstand-Digital Zentren
Um diesen Prozess zu begleiten, bot das Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur eine digital gestützte, praxisnahe und agile Herangehensweise an. In drei kurzen Workshops wurden zunächst die theoretischen Grundlagen vermittelt. Anschließend wurde die Arbeit in ein digitales Whiteboard verlagert, um gemeinsam eine strukturierte Gliederung zu entwickeln, die auf den Unternehmenswert basiert sowie bestehende Projekte und Initiativen zu sammeln, die auf motivierende Weise aufgearbeitet werden können. Durch den Einsatz eines digitalen Whiteboards konnte das Team asynchron zusammenarbeiten und schrittweise seine Idee des Code of Conduct visuell ausgestalten.
LÖSUNGEN
Dieser iterative, digitale Prozess half dem Team, sich der Bedeutung und Struktur eines Code of Conducts bewusster zu werden. Statt einer starren Vorgabe entwickelte sich das Dokument organisch aus den Bedürfnissen und Erfahrungen der Mitarbeitenden heraus. So war es einfacher, ein praxisnahes, lebendiges Dokument zu schaffen, das als Orientierung für den Unternehmensalltag dient und außerdem in der Unternehmenskultur verankert ist.
Ergebnis
Das Resultat war ein Code of Conduct, der nicht nur inhaltlich fundiert, sondern auch von den Mitarbeitenden mitgetragen wird. Das Unternehmen Dr. Loges hat nun eine starke Basis für eine nachhaltige und ethisch orientierte Unternehmensführung geschaffen. Oftmals zeigen arbeitsorganisatorische Maßnahmen, die die Beteiligung der Mitarbeitenden und eine agile Herangehensweise unterstützen, wie Digitalisierung eine nachhaltige Unternehmensentwicklung fördern können.
