Mit Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrums
Personaldienstleister stehen vor der Herausforderung, Digitalisierung und Künstliche Intelligenz (KI) so einzuführen, dass sie den Arbeitsalltag entlasten. Im Projekt „Digital Workforce Personaldienstleistung“ begleitete das Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur gemeinsam mit dem Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) sieben Unternehmen in einer hybriden Workshop-Reihe. Was mit dem Wunsch nach passenden Tools begann, entwickelte sich dabei zu einem gezielten Change Management.
In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt sind effiziente, digital unterstützte Abläufe auch für Personaldienstleister essenziell. KI eröffnet dabei neue Chancen, entfaltet ihre Wirkung aber erst, wenn die Mitarbeitenden die Veränderung mittragen. Der GVP wollte seine Mitgliedsunternehmen unterstützen, diesen Wandel aktiv zu gestalten. Vor diesem Hintergrund wurde gemeinsam eine Workshop-Reihe ins Leben gerufen, die von der Analyse der eigenen Herausforderungen bis zur eigenständigen Umsetzung führt.
AUSGANGSLAGE
In den teilnehmenden Unternehmen zeigten sich ähnliche Hürden: Teils fehlte Basiswissen zu IT und KI, und Datenschutzbedenken bremsten neue Anwendungen und Automatisierungen aus. Hinzu kamen hoher Arbeitsaufwand, knappe Zeit sowie eine schwierige wirtschaftliche Lage, die Investitionen erschwert. Zudem fehlte bei Teilen der Belegschaft die Akzeptanz für neue Arbeitsweisen.
Herausforderung
Es galt, aus der Vielzahl an Schmerzpunkten die Themen herauszuarbeiten, bei denen es sich zuerst anzusetzen lohnt, und daraus kleine, im Alltag umsetzbare Schritte abzuleiten. Dabei sollten die Unternehmen nicht nur Methoden kennenlernen, sondern diese auch über das Projektende hinaus eigenständig anwenden können.
IDEEN & BEDENKEN
Bereits in den ersten Workshops zeigte sich: Erst wenn Prozesse, Zuständigkeiten und Ziele klar sind, können digitale Lösungen wirken. Daher rückten die Mitarbeitenden in den Fokus der Veränderung. Bedenken gab es vor allem hinsichtlich des Zeit- und Investitionsaufwands sowie der Sorge, mit neuen Lösungen gegen den Datenschutz zu verstoßen.
Hilfe durch das Mittelstand-Digital Zentrum
Das Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur übernahm die inhaltliche Gestaltung und Durchführung der Reihe, die WiDas Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur übernahm die inhaltliche Konzeption und Moderation, der GVP schuf den Rahmen und brachte seine Mitgliedsunternehmen zusammen. Zwischen November 2025 und April 2026 fanden vier aufeinander aufbauende Workshops statt, überwiegend online sowie ein Präsenztermin in Münster:
- Kick-off und gemeinsames Lagebild
Kennenlernen, Einführung in Arbeitsweise und Tools sowie Sammlung von Schmerzpunkten aus dem Arbeitsalltag. - Verdichten und Fokussieren
Analyse der wichtigsten Schmerzpunkte nach Auswirkungen auf Zeit, Qualität und Kosten sowie Festlegung von ein bis zwei Fokusthemen je Unternehmen. - Veränderung gezielt steuern
Analyse der Fokusthemen anhand von fünf Bausteinen erfolgreicher Veränderung, vom Verständnis für die Notwendigkeit bis zur dauerhaften Verankerung, und Planung einer 30-Tage-Intervention für den schwächsten Baustein. - Vom Plan zur Praxis
Reflexion der umgesetzten Maßnahmen, gemeinsame Lösungssuche zu Hürden im Peer-Austausch und Übergang in die Selbststeuerung.
Ergänzend fanden im Februar 2026 Einzelsprechstunden statt. Arbeitsblätter mit klaren Bewertungsankern sorgten für den direkten Transfer in die Unternehmen.
LÖSUNGEN
Durch die Projektunterstützung wurden folgende Maßnahmen auf den Weg gebracht:
- Festlegung klarer Fokusthemen je Unternehmen
- Systematische Bewertung der geplanten Veränderungen sowie ihrer größten Hürden
- Entwicklung und Start einer 30-Tage-Intervention je Unternehmen
- Ableitung nächster Schritte für die eigenständige Weiterarbeit
- Gründung einer selbstorganisierten Learning Group
Ergebnis
Die teilnehmenden Unternehmen verfügen nun über eine erprobte Methode, um Veränderungen gezielt zu steuern: Alle sieben haben ihre 30-Tage-Intervention gestartet. Inzwischen treffen sich die Unternehmen selbstorganisiert zum Peer Learning, ganz ohne Begleitung durch das Zentrum. Besonders gut kamen der Fokus auf die eigenen Herausforderungen statt einer Aneinanderreihung von Tools sowie das strukturierte Vorgehen an, das sich auch auf kleinere Vorhaben übertragen lässt. Geschätzt wurden zudem der Leitfaden für die eigene Umsetzung, der frühe Start in die Praxis und die Teilnahme mehrerer Mitarbeitender aus unterschiedlichen Ebenen.
