Erfolgreiches Change Management: Menschen und Prozesse erfolgreich führen

Ein erfolgreiches Change Management (deutsch: Veränderungsmanagement) ist eine Managementmethode, mit deren Hilfe Unternehmen Veränderungen innerhalb ihrer Organisation planen, durchführen und kontrollieren können. Die Methode verfolgt zwei Ziele: 1.) eine zielgerichtete und strukturierte Umsetzung von Veränderungen und 2.) eine Begleitung von Mitarbeiter*innen aus der Phase des Widerstands hinein in die Phase der Veränderungsbereitschaft.

Im Interview: Was macht ein erfolgreiches Change-Management aus?

Wir haben dazu mit Carolin Enke gesprochen. Sie ist Projektmanagerin im Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur und begleitet Unternehmen in ihren Changeprojekten. Ihrem Verständnis nach baut ein etabliertes Change Management auf einer Unternehmenskultur auf, in der Wandel als natürliche Entwicklung verstanden und angepackt wird.

Worin liegen die Chancen beim Einsatz von Change Management im Unternehmen?

Ich bin der Meinung, dass für den nachhaltigen Erfolg von Unternehmen der Umgang mit der Veränderung entscheidend ist. Binden Unternehmen Change Management-Methoden in ihren Prozess ein, kann dieser Einsatz eine Vielzahl von Chancen bereitstellen:

• Eine bessere Struktur und Kontrolle von Change-Prozessen, die Risiken in der Umsetzung minimieren.
• Eine aktive Form der Begleitung von Mitarbeitenden, die Widerstände abbaut und eine Veränderungsbereitschaft entwickelt.
• Ein Orientierungsrahmen, an den sich schnell verändernde Bedingungen angepasst und die Wettbewerbsfähigkeit erhalten, aber auch gesteigert werden kann.

Welche Methoden werden in Veränderungsprozessen herangezogen?

Im Mittelpunkt von Change Management-Methoden stehen der Einbezug und die Begleitung von Mitarbeitenden im Veränderungsprozess. Ich beziehe mich im Folgenden auf die Change Management-Methode nach Kurt Lewin. Hiernach teilt sich der Veränderungsprozess in drei Phasen: 1) Auftauen, 2) Bewegen und 3) Einfrieren.

1. In der ersten Phase „Auftauen“ muss sich das Unternehmen aus den bestehenden Strukturen lösen, um eine Veränderung anzustoßen. Es kommt dazu, dass derzeitige Strukturen und Prozesse hinterfragt werden. Für die Mitarbeiter*innen heißt es, eine Transparenz zu schaffen und eine Dringlichkeit für die Veränderung zu erzeugen. Weiterhin wird eine Orientierung gegeben, was das Vorgehen zum geplanten Veränderungsprozess betrifft. Für diese Phase eignen sich Instrumente wie eine Sonderausgabe des internen Newsletters oder eine persönlich adressierte E-Mail vom Vorgesetzten an die Mitarbeiter*innen. Das Ziel ist es, über die anstehende Veränderung zu informieren.
2. In der zweiten Phase „Bewegen“ findet die eigentliche Veränderung statt. Hier werden neue Prozesse, Strukturen und Verhaltensweisen eingeführt und implementiert. Während der Veränderung sollten Ansätze wie der Dialog mit Betroffenen und die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme herangezogen werden. Sie unterstützen dabei, Ängste und Vorbehalte der Mitarbeiter*innen zu verstehen, einen Umgang mit Widerständen zu ermöglichen sowie Vertrauen aufzubauen. Für diese Phase eignen sich Instrumente wie Workshops, Diskussionsrunden und Feedbackumfragen. Diese verfolgen das Ziel, Mitarbeiter*innen eine Beteiligung zu ermöglichen.
3. In der dritten Phase „Einfrieren“ geht es darum, die vorgenommenen Veränderungen zu stabilisieren und zu festigen. Die neuen Strukturen und Prozesse werden in die Organisation integriert. Einem Rückfall in alte Verhaltensmuster und Strukturen kann vorgebeugt werden, indem ein Wir-Gefühl erzeugt wird. Dieses Wir-Gefühl stärkt die Mitarbeiter*innen untereinander, fördert die Veränderungsbereitschaft sowie die Motivation und Leistungsfähigkeit aller. Für diese Phase eignen sich Instrumente wie Change-Foren zum Austausch von Erfahrungen. Diese verfolgen das Ziel, den Gemeinschaftsgedanken zu stärken und fördern gegenseitiges Wachstum.

Welche Rollen sollten in den Veränderungsprozess involviert sein?

Veränderungsprojekte brauchen ein modernes Führungsverständnis, das mehrere Expert*innenrollen umfasst. Um Verantwortung auf mehreren Schultern zu verteilen, können verschiedene Personen in der Organisation diese Rollen übernehmen. DIe folgenden Schlüsselrollen geben Unternehmen eine Orientierung darin, aus welchen Expert*innen sich ein Führungsteam zusammensetzen kann:  

• Digitale Transformator*in: Verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung von Strategien
• IT-Expert*in: Spezialisiert auf Informations- und Kommunikationstechnologie, ideal für digitale Veränderungsprojekte
• Digitale Kommunikator*in: Vermittelt zwischen Mitarbeiter*innen und besitzt Verständnis für die Zielgruppe sowie einen sicheren Umgang mit Medien
• Digitale Leader*in: Stellt den Status quo infrage und treibt neue Themen im Unternehmen voran
• Agile Missionar*in: Expert*in im Projektmanagement, verfügt über die Fähigkeit, Projekte systematisch und transparent zu verwalten

Welche Risiken können entstehen, wenn Change Management keine Berücksichtigung bei der Transformation findet?

Für Unternehmen, die den Digitalisierungsprozess nicht durch ein aktives Change Management begleiten, können die Folgen durchaus gravierend sein. Der Verzicht auf Change Management-Methoden kann die erfolgreiche Transformation von Unternehmen negativ beeinflussen. Ohne eine sorgfältige Vorbereitung kommt es zu Verzögerungen, Fehlern und Störungen im Geschäftsbetrieb. Dies kann zu Produktivitätsverlusten und unzufriedenen Kund*innen führen. Auch die Kosten für die Durchführung von Veränderungen können ohne eine effektive Planung höher sein als erwartet und damit zu finanziellen Belastungen führen. Zudem entsteht ohne eine transparente und motivierende Kommunikation Unsicherheit und damit Widerstand bei den Mitarbeitenden.

Worin liegen die größten Hürden im Change Management?

Eine der größten Hürden liegt aus meiner Sicht darin, als Unternehmen flexibel und anpassungsfähig zu bleiben. Es braucht eine Unternehmenskultur, die Veränderungen als eine Chance zur Weiterentwicklung sieht. Eine Unterstützung hierfür bietet die Etablierung einer Lernkultur und eine Offenheit für Feedback. Bringen Sie Mitarbeiter*innen mit neuen Technologien und Best Practices ins Ausprobieren und fordern Sie Feedback von Kund*innen, um Ihr Geschäft an die Bedürfnisse anzupassen.   

Unser Lesetipp

Bei der Begleitung von Digitalisierungsprojekten haben wir als Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur die Erfahrung gemacht, dass für die erfolgreiche Durchführung von Change-Projekten fünf Schlüsselfaktoren eine bedeutende Rolle spielen: Leadership, Projektmanagement, Kommunikation, Emotionsmanagement und Qualifizierung. Wie Sie diese Schüsselfaktoren Schritt-für-Schritt in Ihrem Unternehmen berücksichtigen können finden Sie in unserer Publikation „Veränderungsprojekte erfolgreich gestalten – Fünf Schlüsselfaktoren für Ihr Unternehmen“.