Mit Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrums
Klassische Ablagesysteme im Büro sind für die Anforderungen der heutigen Wirtschaft und Produktion oftmals nicht dynamisch genug. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf den digitalen Arbeitsplatz: eine Kombination aus digitaler Zusammenarbeit und standortunabhängigen Cloud-Lösungen. Der digitale Arbeitsplatz steht für das produktive, zeitsparende und sichere Arbeiten auf Basis digitaler Technologien. Informationen können in digitalen Programmen den Mitarbeitenden überall und jederzeit zur Verfügung stehen. So können Kolleg*innen ihr Wissen und Know-how flexibel untereinander teilen. Wichtig dabei: die richtige Strategie für den digitalen Arbeitsplatz für eine effiziente Ausrichtung. So kann auch das langfristige Unternehmenswachstum unterstützt werden.
Wir schauen in die Praxis und begleiten im Rahmen eines Digitalisierungsprojekts das mittelständische Unternehmen Alutrim Europe GmbH bei der Analyse von Digitalisierungspotenzialen: Als zentrale Idee kristallisierte sich im Prozess die Gestaltung eines digitalen Arbeitsplatzes für die Mitarbeiter*innen in der Produktion heraus. Das Ziel: optimierte Prozesse unter der Gewährleistung einer fortlaufenden, reibungslosen Produktion.
AUSGANGSLAGE
Die Alutrim Europe GmbH ist ein brandenburgischer Automobilzulieferer und beschäftigt aktuell 180 Mitarbeiter*innen. Das Unternehmen hat sich in der Produktion auf die Herstellung von Zierteilen aus Echtmetall für die Premium-Interieur-Ausstattung sowie die Konsumgüterindustrie fokussiert.
Herausforderung
Die meisten internen Abläufe der Produktion sowie die Qualifizierung der Mitarbeiter*innen an den Maschinen erfolgen bei der Alutrim Europe GmbH noch weitgehend analog: Aufträge werden den Mitarbeiter*innen in Papierform überreicht und Informationen von Person zu Person weitergeleitet. Die Produktion erfolgt erst nach intensiver Einarbeitung in den jeweiligen Auftrag und nachdem eventuelle Verständnisfragen geklärt wurden. Allerdings können später aufkommende Fragen im Produktionsprozess nicht immer sofort geklärt werden und es kann zu Verzögerungen kommen. Dadurch entsteht die Gefahr, wertvolle Produktionszeit bei laufenden Betriebskosten zu verlieren.
Eine weitere Herausforderung zeigt sich in der Weiterbildung und Qualifizierung der Mitarbeitenden bei laufender Produktion. Der Koordinationsaufwand ist hoch und Informationen, Zeit und Möglichkeiten eingeschränkt.
Ideen und Bedenken
Wo kann das Unternehmen ansetzen, um diese potenziellen Reibungsverluste zu minimieren? Wie nutzen wir unsere Ressourcen optimal und wie reduzieren wir die Ausschussware noch stärker als bisher?
Wichtig für die Alutrim Europe GmbH: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen und Kund*innen geht Hand in Hand. Neue, digitale Prozesse sollen den Arbeitsaufwand der Mitarbeiterschaft erleichtern und ein motiviertes Arbeiten ermöglichen.
In diesem Zusammenhang kam es zur Kontaktaufnahme mit unserem Zentrum Zukunftskultur. Das Ziel: Digitalisierungspotenziale im Prozess von der Auftragsstellung bis zur Fertigung eines Bauteils zu identifizieren.
Hilfe durch das Mittelstand-Digital Zentrum
Bei der Analyse des gesamten Produktionsprozesses sind wir gemeinsam mit dem Unternehmen folgende sechs Orientierungsschritte durchlaufen.
Unsere Empfehlung: um eine objektive Bewertung zu erstellen, sollten Personen aus allen Abteilungen zusammenkommen. So werden alle Perspektiven, Herausforderungen und Bedarfe beleuchtet.
Schritte zur Entdeckung von Optimierungspotenzialen:
- Prozess erkennen und benennen
Welcher Prozess ist zu dokumentieren? Beschreiben Sie den Prozess kurz.
- Prozessgrenzen definieren
Wo beginnt der Prozess? (Was löst den Prozess aus?)
Wo endet der Prozess? (Woher weiß man, wann der Prozess abgeschlossen ist?)
- Prozessschritte sammeln
Sammeln Sie alle Informationen über die Prozessschritte vom Anfang bis zum Ende.
- Beteiligte Abteilungen
Welche Abteilungen sind beteiligt?
Welche Abteilung ist für welchen Prozessschritt zuständig?
- Prozessschritte ordnen
Ordnen Sie die gesammelten Prozessschritte (Schritt 3) mit den entsprechenden Beteiligten (Schritt 4).
- Prozess verbessern
Prüfen Sie Schritt für Schritt, wo der Prozess verbessert werden kann (sollte) und machen Sie die Verbesserungen sichtbar.
Lösungen
Wie kann die Digitalisierung des Arbeitsplatzes dazu beitragen, eine reibungslose und fortlaufende Produktion mit möglichst wenig Ausschuss zu gewährleisten?
Der Lösungsansatz: schnelle Verfügbarkeit von Informationen für alle Mitarbeitenden!
Im Rahmen eines Workshops entwickelten die Mitarbeiter*innen der Alutrim Europe GmbH konkrete Ideen, um dieser Herausforderung zu begegnen:
- Interner Austausch zur Weiterentwicklung der bestehenden Qualifizierungsansätze zusammen mit den Produktionsmitarbeiter*innen
Ziel: Flexible Erreichbarkeit aller Informationen und mehr Eigenständigkeit bei der Durchführung des Produktionsauftrags.
- Aufbau eines Rufsystems durch Mitarbeitende der Qualitätssicherung
Ziel: Schnelles Reagieren auf Anfragen zur Gewährleistung einer fortlaufenden Produktion.
- Ausgestaltung eines digitalen Lernumfelds, welches die Mitarbeitenden direkt an der Maschine qualifiziert. Durch den Einsatz von Videofrequenzen und digitalen Schritt-für-Schritt-Anleitungen wird der Produktionsauftrag erklärt. Durch die Einbindung von Aufgaben nach einer Schulungseinheit kann überprüft werden, ob die Ausführung des Auftrags verinnerlicht wurde. Darüber hinaus bekommt die Qualifizierungsabteilung einen Überblick darüber, an welchen Stellen des Qualifizierungsprozesses die Unterstützung weiter optimiert werden kann.
Ziel: Einsatz von digitalen Tools für ein effektives und eigenständiges Lernen im Arbeitsprozess.
Umsetzungsmöglichkeiten mit der Aufwand-Wirkungs-Matrix prüfen
Im nächsten Schritt prüfte das Unternehmen alle Ideen auf Umsetzbarkeit: mithilfe einer Aufwand-Wirkungs-Matrix!
Diese zeigt anschaubar, welche Ressourcen das Unternehmen für welche Idee aufwendet.
Gemeinsam fragen wir: Welche Ideen können mit geringem zeitlichen Aufwand und ohne großen Ressourceneinsatz umgesetzt werden, um erste sichtbare Erfolge zu erzielen?
Die Matrix zeigte, dass ein Rufsystem in der Produktionshalle die Arbeiten positiv unterstützen würde und eine Umsetzung mit geringem Aufwand an Ressourcen möglich ist. So können aufkommende Fragen oder Probleme zeitnah geklärt werden.
Weiterhin wurde sichtbar, dass die Digitalisierung der Arbeitsplätze und damit die Weiterentwicklung der Qualifizierung von Produktionsmitarbeitenden einen großen positiven Effekt auf die Effizienz der Produktion haben wird. Da viele Prozessschritte bisher noch manuell durchgeführt werden, erscheint dieser Schritt auf den ersten Blick besonders aufwändig. Sind Teile des Prozesses jedoch erst einmal digitalisiert, entsteht für die Mitarbeitenden an den Maschinen ein neues Arbeitsumfeld, das Zeit und Kosten in der Produktion einspart.
Integration aller Abteilungen und Mitarbeitenden
Ein wichtiger Schritt in jedem Digitalisierungsprojekt ist die Integration aller Mitarbeitenden. Dieser Aspekt spricht auch die emotionalen Faktoren, Wünsche und Ängste innerhalb des Veränderungsprozesses an.
- Stimmen die Wahrnehmungen in den verschiedenen Abteilungen überein?
- Wie können Kräfte gebündelt und gemeinsam Lösungen entwickelt werden?
- Wie kann eine Einbindung der Mitarbeiter*innen erfolgen?
Unsere Empfehlung: Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit den anderen Abteilungen vor. Orientieren Sie sich hierbei an folgenden Leitfragen:
Warum hat sich das Change-Team überhaupt mit dem Thema eines digitalen Lernumfeldes beschäftigt? Welche Ziele verfolgt es damit und welchen positiven Nutzen erhofft es sich durch die Änderungen? Welche Ideen haben die anderen Abteilungen, um dem Thema zu begegnen?
Dies schafft Verständnis für die Veränderungen und motiviert, neue Prozesse kennenzulernen und anzunehmen.
Ergebnis
Durch die gemeinsame Zusammenarbeit hat sich in der Alutrim Europe GmbH ein Team aus Kolleg*innen verschiedener Abteilungen gebildet. Dieses Team hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Unternehmensentwicklung durch digitale Prozesse voranzutreiben. Das Team erhielt durch das Digitalisierungsprojekt eine Orientierung, welche Unterstützung die Digitalisierung in der Produktion bieten kann und welche nächsten Schritte im Veränderungsprozess folgen.
Wir sind gespannt auf den weiteren Weg der Alutrim Europe GmbH, bedanken uns für die spannende Zusammenarbeit und wünschen weiterhin viel Erfolg bei der Umsetzung ihrer Digitalisierungsideen.
