Mit Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrums
Eine gut funktionierende und vernetzte interne Kommunikation zeigt sich durch einen Fluss an Informationen sowie Raum für Dialoge und Wissensaustausch. Sie kann dabei helfen, den Teamspirit zu stärken und Motivation in den Arbeitsalltag zu bringen. Stockt Kommunikation jedoch, kommt es oft zu Nachfragen, Hürden und Frustration. Darunter leiden oftmals die effektive Zusammenarbeit und das Zeitmanagement.
Wir begleiten die Tobias Bialk GmbH Facility Management auf dem Weg hin zu einer effektiven internen Kommunikation. Dabei haben wir gemeinsam mit dem Unternehmen verschiedene Digitalisierungspotentiale in der Kommunikation entdeckt, welche die internen Prozesse vereinfachen.
AUSGANGSLAGE
Die Tobias Bialk GmbH ist ein mittelständisches Familienunternehmen, das sich auf die Verwaltung von Immobilien, den Garten- und Landschaftsbau sowie den Straßentiefbau in ganz Deutschland spezialisiert hat. Mit Sitz in Berlin beschäftigt das Unternehmen 15 Mitarbeiter*innen.
Die Serviceabteilung des Unternehmens ist für die interne Kommunikation mit den Mitarbeitenden und der Chefetage sowie für die externe Kommunikation mit den Kund*innen verantwortlich. Sie koordiniert den Einsatz der Mitarbeitenden auf den Baustellen, erfasst die Arbeitszeiten und verwaltet weitere Personalangelegenheiten.
Schnell wird klar: Die Serviceabteilung des Unternehmens ist Dreh- und Angelpunkt des geschäftlichen Alltags. Da hier auch Informationen zum aktuellen Stand der Projekte gesammelt und Erkenntnisse zu einzelnen Herausforderungen weitergeleitet werden, ist ein gut funktionierender Fluss an tagesaktuellen Informationen besonders wichtig.
Herausforderung
Die Informationsprozesse der Serviceabteilung verlaufen zu langsam und haben zu viele Lücken. Viele Schnittstellen der internen Kommunikation laufen noch analog über Bautagebücher ab. Diese werden handschriftlich ausgefüllt und per Foto oder persönliche Abgabe an das Büro weitergeleitet. Anschließend werden die Informationen den Projekten zugeordnet und in eine Statustabelle auf dem PC übertragen. Ist eine Handschrift nicht lesbar, oder werden Stellen im Dokument nicht ausgefüllt, entstehen Rückfragen und Verzögerungen. Diese gefährden den Informationsfluss und hindern eine tagesaktuelle Übersicht der Auftragslage.
Ideen und Bedenken
Im Austausch mit dem Unternehmen wurden verschiedene Ideen festgehalten, welche die interne Kommunikation fördern sollen:
1) Struktur und Aufbau von Meetings
Das Team der Tobias Bialk GmbH kommt regelmäßig in einer großen Runde zusammen. Die Meetings zeigen sich jedoch als sehr zeitintensiv und wenig strukturiert. Benötigt wird eine klare Struktur für das Meeting mit konkreten Zielen, die im Austausch erarbeitet werden. Gewünscht ist hierbei auch eine Protokollierung der Ergebnisse. So können Mitarbeiter*innen, die nicht am Meeting teilnehmen konnten, informiert bleiben.
2) Digitale Lösung für schnelle Echtzeit-Kommunikation
Die Mitarbeitenden wünschen sich eine digitale Lösung für die Zusammenarbeit zwischen der Baustelle und dem Serviceteam. Da auf dem analogen Weg (Bautagebücher) oftmals Informationen verloren gehen, hat die Serviceabteilung keinen Gesamtblick über die Projekte. Die fehlenden Informationen erschweren die Planung von neuen Projekten und die tagesaktuellen Statusupdates für die Kundschaft.
Bedenken des Teams äußern sich hingehen in der praktischen Umsetzung: Kann eine digitale Lösung gefunden werden, die für die Mitarbeiter*innen unkompliziert in der Anwendung ist und die wenig Einarbeitungszeit und Schulungen benötigt? Kann die Datensicherheit über eine digitale Lösung gewährt werden?
Hilfe durch das Mittelstand-Digital Zentrum
Um Digitalisierungspotenziale in der Kommunikation und in der Zusammenarbeit zu identifizieren, braucht es Raum für internen Austausch. So brachte ein moderierter Workshop die Mitarbeiter*innen aus allen Abteilungen zusammen. Aus verschiedenen Blickwinkeln wurde der momentane Kommunikationsprozess evaluiert. Dabei haben wir gemeinsam Punkte im Kommunikationsfluss festgehalten, die diesen fördern oder hindern.
Tipp:
Stellen Sie sich neutrale Fragen zum aktuellen Ist-Zustand Ihrer Kommunikationsprozesse:
- Wie und über welche Medien werden Informationen geteilt?
- Wie werden Entscheidungen getroffen, wenn z.B. kurzfristig Dinge zu klären sind?
- In welchem Turnus kommen Mitarbeiter*innen zusammen, um einander auf den neusten Stand zu bringen?
- Wie erfolgt die Kommunikation mit der Kundschaft?
- Wie erhält die Kundschaft ihre Informationen zum aktuellen Status des Projekts?
Eine geeignete Lösung baut stets auf der aktuellen Zusammenarbeit im Unternehmen auf. Berücksichtigen Sie hier auch die Wünsche und Bedenken aller Mitarbeiter*innen. So besteht eine bestmögliche Chance, interne Veränderungen aktiv zu begleiten und Akzeptanz und Vertrauen in das Neue zu fördern.
Anschließend haben wir uns gemeinsam auf die Herausforderungen in der Kommunikation und in der Zusammenarbeit konzentriert: Wie kann der Arbeitsalltag der Mitarbeiter*innen erleichtert werden? Wo entstehen Kommunikationslücken?
Für die Mitarbeiter*innen der Tobias Bialk GmbH kristallisierte sich die Digitalisierung des Bautagebuchs als wichtiger erster Schritt heraus.
Lösungen
Die Tobias Bialk GmbH möchte eine nutzerfreundliche Software-Lösung mit einer App für die Arbeitshandys der Kolleg*innen finden, um ihre interne Kommunikation zu optimieren.
Dabei wurden folgende Rahmenbedingungen an eine digitale Lösung festgehalten:
- Einfache Nutzung
- Echtzeit-Auskunft über den aktuellen Stand des Bauprojektes (auch für die Kundschaft)
- Automatisierte Updates zu den Projekten
- Stundenüberblick bzw. Stundenerfassung der Mitarbeiter*innen
- Auftragsverteilung und Übersicht über den aktuellen Arbeitseinsatz der Mitarbeiter*innen
Ergebnis
Die Tobias Bialk GmbH möchte das Thema Digitalisierung auf der Basis der Potenzialanalyse weiter angehen. Aufgrund unserer Förderung und unseres Auftrages arbeitet unser Zentrum anbieterneutral und kann keine expliziten Produkt-, bzw. Dienstleistungsempfehlungen geben.
Wir bedanken uns bei der Tobias Bialk GmbH für den spannenden Austausch und die Zusammenarbeit.
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