Eine transparente Kommunikation im Team und über Fachgrenzen hinweg spielt eine bedeutende Rolle für den reibungslosen Ablauf und den Erfolg einer Organisation. Indem das Team Informationen uneingeschränkt miteinander teilt, wird eine kooperative Atmosphäre geschaffen. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen und fehlerhafter Kommunikation. Dieser offene Austausch trägt nicht nur zur Entwicklung von Vertrauen bei. Er ermöglicht es dem Team auch, vielfältige Blickwinkel auf eine Angelegenheit zu werfen. Dies wiederum führt dazu, dass letztendlich die bestmögliche Lösung, sowohl für die Kunden als auch für das Team, erarbeitet werden kann. Durch solch eine transparente Kommunikation entsteht ein Arbeitsumfeld, das die Bereitschaft zur Innovation stärkt und kontinuierliche Verbesserung fördert.
AUSGANGSLAGE
Seit nahezu 15 Jahren widmet sich die Greenmark IT GmbH mit einem Team von zwölf Fachkräften der Realisierung maßgeschneiderter Internet-Softwareprojekte für ihre Kund*innen. Dabei legt das Unternehmen besonderes Augenmerk auf die Beschaffung und effiziente Verwaltung der Produkte.
Herausforderung
„Unser Arbeitsalltag ist geprägt von Schnelllebigkeit, unvorhergesehenen Kundenanfragen und schnellen Problemlösungen. Das stellt unsere Kommunikation und Arbeitsstruktur immer wieder auf die Probe und sorgt für Frustrationsmomente bei dem Team”, beschreibt Andreas Gundelach die Herausforderungen im Team. Die Bewältigung kurzfristiger Anfragen von Kund*innen stellt das Team vor diverse Herausforderungen. Dies gilt sowohl für die Arbeitsausführung als auch für die Kommunikation. Der so entstehende Zeitdruck gestaltet sich als Stressor und erfordert eine effiziente Arbeitsorganisation, um die gesetzten Fristen einzuhalten. Es ist notwendig, dass alle Abteilungen die Fähigkeit besitzen, flexibel und agil auf rasche Veränderungen in den Forderungen der Kun*innen zu reagieren.
Besonders in solchen Situationen ist es von großer Bedeutung, durch eine transparente Kommunikation und die Neugestaltung von Prozessen diese Herausforderungen zu bewältigen. Dies ermöglicht nicht nur eine erfolgreiche Bewältigung der kurzfristigen Kundenanfragen. Es trägt auch dazu bei, die Motivation zu steigern und mögliche Überlastungen in verschiedenen Unternehmensbereichen zu minimieren.
IDEEN UND BEDENKEN
Welche Möglichkeiten und methodischen Ansätze stehen dem Team offen, um zukünftig eine effektivere Kommunikation und Zusammenarbeit zu gestalten, ohne dass die Bemühungen als zusätzlicher Aufwand oder Hindernis wahrgenommen werden? Wie gelingt es, die Kommunikation effizient zu gestalten und gleichzeitig einen regelmäßigen Rhythmus für Austausch zu etablieren? Alle Teammitglieder brauchen einen schnellen Überblick über aktuelle Themen und Herausforderungen. So werden die relevanten Abteilungen gut informiert und können angemessen reagieren. Ziel dabei ist es, dass die Abteilungen nahtlos ineinandergreifen, um Anfragen von Kund*innen effizient zu bearbeiten und Überlastungen zu minimieren. Es stellt sich die Frage: Wie kann im hektischen Arbeitsalltag ein bewusstes Zuhören praktiziert werden, um tiefere Einblicke, Empathie und kreative Lösungen in der Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern?
Diese Überlegungen führten zu einer Kooperation mit unserem Zentrum Zukunftskultur. Unser gemeinsames Ziel war es, Potenziale für effektive, transparente Kommunikation im Arbeitskontext zu erkennen und neue Werkzeuge zur Förderung der Zusammenarbeit kennenzulernen.
Hilfe durch das Mittelstand-Digital Zentrum
Wir begleiteten das Unternehmen in einem zweistufigen Workshop. Im ersten Teil bot ein moderierter Online-Dialog Raum zur Reflexion der bisherigen Arbeits- und Kommunikationsprozesse. Im darauffolgenden Workshop lernte das Team konkrete Übungen und methodische Ansätze kennen, wie diese beiden Themen weiterentwickelt und leicht in den Arbeitsalltag integriert werden können.
LÖSUNGEN
Doch bevor konkrete Werkzeuge eingesetzte werden können, ist die Betrachtung der IST- Situation notwendig. Dadurch wird deutlich, welche Stärken und Schwächen in der Zusammenarbeit und Kommunikation vorliegen. Anhand von Leitfragen haben wir das Team in einen Austausch gebracht und dabei unterstützt, ihre Arbeits- und Kommunikationsstrukturen im Team zu reflektieren. Folgende Leitfragen unterstützen den Reflektionsprozess:
1 . “Ich kann gut arbeiten, wenn…”
Hierbei geht es darum, die Elemente der Arbeit zu identifizieren, die erfolgreich sind und daher beibehalten werden sollten. Damit gelingt es, wertvolle Ressourcen im Team zu identifizieren und im Team sichtbar zu machen.
2. “Meine Arbeit hemmt…”
Um ihre Arbeit bestmöglich auszuführen, ist es unerlässlich, mögliche Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Hierbei ist es wichtig zu ergründen, welche Bedingungen die Mitarbeitenden benötigen, um ihre volle Leistungsfähigkeit zu entfalten. Außerdem ist zu betrachten, welche Faktoren ihre Leistung beeinträchtigen könnten. Die Identifizierung öffnet den Blick, um Veränderungen in Gang zu setzen.
3. “Am meisten beschäftigt mich…”
Die Beschäftigten diskutierten und priorisierten die genannten Herausforderungen und legen fest, welches Thema zuerst angegangen werden soll. Die Reflektion der eigenen Arbeit hat gezeigt, dass sich das Team mehr Transparenz in der Kommunikation wünscht. Dadurch kann eher auf kurzfristige Anfragen der Kund*innen reagiert werden.
Damit dies gelingt, braucht es aber auch eine hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von allen Fachbereichen, um gemeinsam den Kund*innen die beste Lösung für ihre Probleme zu bieten. Auf Basis dieser Ergebnisse lernte das Team im Folgeworkshop zwei konkrete Werkzeuge zur Verbesserung von Kommunikation und Arbeitsprozessen zwischen den einzelnen Abteilungen kennen. Der Ansatz agiler Prozessgestaltung zeigte, wie langfriste Projekte, trotz des schnelllebigen und teilweise unvorhersehbaren Kerngeschäfts weiter vorangebracht werden können.
Wertschätzende Kommunikation – Zuhören nach Otto C. Scharmer
Durch offene und achtsame Kommunikation entstehen kreative soziale Räume für den Austausch, sowohl analog als auch digital. Diese Methode lenkt damit die Aufmerksamkeit auf die verschiedenen Ebenen des Zuhörens und die verschiedenen Perspektiven, die sich durch eine Veränderung der Zuhörweise ergeben können. Das Team trat im Workshop in einen Dialog zu Fragen, die ihren Arbeitsalltag betreffen. Dies waren Fragen wie „Was stresst mich?“ und „Was könnte mir helfen?“ Durch diese Übung kam es zu einem AHA-Effekt im Team. Insbesondere in Bezug auf eine gesteigerte Wertschätzung für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und im zwischenmenschlichen Umgang.
Agilität – Werkzeug zur Projektsteuerung
Selbstorganisiertes Arbeiten zeichnet sich durch einen hohen Grad an Agilität aus. Gemeinsam fokussiert das Team in kurzen „Sprints“ (Arbeitszyklen von ca. 10 Tagen) das Erreichen vereinbarter Ziele. Diese Art der agilen Projektmanagement- und Produktentwicklungsmethode, auch bekannt als “Scrum”, zielt darauf ab, komplexe Aufgaben effizient und flexibel zu bewältigen. Ein zentrales Element ist dabei die Selbstorganisation des Teams und die enge Zusammenarbeit aller Mitglieder. Scrum fördert kontinuierliches Lernen, Anpassungen und die schnelle Lieferung von wertvollen Ergebnissen, um den Bedürfnissen der Kund*innen gerecht zu werden.
Mehr Informationen zu den beiden beschriebenen Methoden finden Sie ausführlich im Workbook Gestärkt durch Veränderung: Neue Perspektiven für Unternehmen beschrieben.
Ergebnis
Das Team der Greenmark IT GmbH hat sich vorgenommen, zwei Komponenten von Scrum in Verbindung mit achtsamem Zuhören als Werkzeuge zur Steigerung der Kommunikationsqualität und für mehr Effizienz in der Projektabwicklung in ihre Arbeitsprozesse zu integrieren. Dabei liegt der Fokus besonders auf den folgenden beiden Schwerpunkten:
- Daily Stand-ups: Bei einem kurzen täglichen Treffen, bei dem das Entwicklerteam den aktuellen Stand des Projekts bespricht, werden wichtige Informationen geteilt und für alle Abteilungen transpatent gemacht.
- Retrospektive: Hierbei wird die Zusammenarbeit reflektiert und Verbesserungsmöglichkeiten für den nächsten Sprint identifiziert, um den Entwicklungsprozess kontinuierlich zu optimieren.
Das Team ist nach dem Workshop motiviert und sieht in diesen beiden Elementen des Agilen Arbeitens den größten Hebel zur Verbesserung der Arbeitsprozesse. In unserem nächsten Teammeeting besprechen wir die konkrete Umsetzung.
(Andreas, Geschäftsführer GreenmarkIT)
Wir wünschen dem Team bei der weiteren Umsetzung viel Erfolg.
