Digitale Kommunikation im Team: zwischen Kultur und Führungsverantwortung

In der heutigen digitalen Ära ist eine effektive digitale Kommunikation im Team sowie eine möglichst nahtlose Zusammenarbeit für den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, ihre Teamarbeit optimal zu gestalten. Etablierte Systeme, die in Konzernen üblich sind, sind für KMU oft zu teuer oder nicht flexibel genug. 

KMU stehen oft vor der Herausforderung, aus einer sehr großen Auswahl von Tools die passenden zu finden. Finanzierbar und nützlich müssen sie sein. Entscheidend ist, die Vorteile moderner Tools zu nutzen, Mitarbeitende jedoch nicht zu überfordern. Die Zusammenarbeit soll schließlich durch die digitale Kommunikation erleichtert werden. Dabei sind vor allem die Teamkonstellationen zu berücksichtigen. Es ist ein großer Unterschied, ob Mitarbeitende am Schreibtisch, in der Fertigung oder außerhalb bei den Kund*innenen sind. Für alle Konstellationen gilt jedoch: Eine gute Zusammenarbeit wird sowohl durch klare Regeln als auch durch die Unternehmenskultur ermöglicht. 

Werkzeuge für digitale Kommunikation: erst verstehen, wo der Schuh drückt

Office-Pakete sind natürlich in fast allen Unternehmen selbstverständlich. Da liegt es für viele kleinere und mittlere Unternhemen nahe, beim bekannten Anbieter zu bleiben und auch die von ihm angebotenen Tools für Videokonferenzen, Chat und Aufgabenverwaltung zu nutzen, um digitale Teamarbeit (vor allem) für die Beschäftigten im Büro zu ermöglichen. Doch nicht immer passt das Standard-Tool aus der Box, und spezialisierte Angebote sind oft deutlich innovativer als ein Weltmarktführer. Je nach Aufgabe bzw. Unternehmen gibt es sehr unterschiedliche Anforderungen.

Deshalb: Wenn es um die Wahl von Tools für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit geht, ist es wie bei den meisten Entscheidungen sinnvoll, erst noch einen Schritt zurückzugehen und nicht gleich den Fokus auf eine bestimmte Software zu legen. Schauen Sie in Ruhe, was der Bedarf ist, bzw. welche Probleme zu lösen sind. Je klarer die Anforderungen und Erwartungen formuliert sind, desto besser lässt sich ein passendes Werkzeug finden. Dabei ist vor allem wichtig, Anforderungen zu berücksichtigen, die sich aus den jeweiligen Arbeitsplätzen ergeben. Nicht alle Beschäftigten sind am Schreibtisch, sondern vielleicht viel unterwegs, in der Fertigung oder auf der Verkaufsfläche.

Klare Regeln für die digitale Kommunikation und eine offene Unternehmenskultur

Ein erfolgreiches Team benötigt klare Regeln zur Zusammenarbeit und zur digitalen Kommunikation. Egal, ob es um den Umgang mit E-Mails, Chat-Plattformen oder Videokonferenzen geht: Einheitliche Standards schaffen Klarheit und verhindern Missverständnisse. Solche Regeln spiegeln die Gepflogenheiten im Unternehmen – Führungs- bzw. Teamverständnis, aber auch das gewünschte Verhalten gegenüber Kundinnen und Kunden fließen dort mit ein. Die folgenden Beispiele verdeutlichen, wo Unternehmenskultur und Firmenstandards zusammenspielen:

• E-Mail-Kommunikation: Wer soll wann in Kopie (cc) genommen werden? Wann wird erwartet, dass ein ganzes Team bzw. die Chefin mitlesen kann? Innerhalb welcher Zeit sollen Kund*innen eine Rückmeldung erhalten? Gibt es Standardformulierungen gegenüber Kund*innen?
• Messenger: Wie schnell wird eine Antwort während der Arbeitszeit erwartet? Ist akzeptiert, dass am Feierabend oder im Urlaub der Messenger nicht beachtet wird?
• Dateiablage und Cloud-Dienste: Werden diese genutzt, um zusammen an Dokumenten zu arbeiten? Oder werden diese nur für die Ablage finaler Dokumente genutzt?
• Gemeinsam genutzte Tools (z. B. Kalender, Projektmanagement-Tools): Hier ist wichtig, Verantwortlichkeiten zu klären: Wer ist für das Festhalten im Tool verantwortlich, wenn ein Termin oder ein To-do besprochen wird? Und wer kümmert sich um die Administration?

Sicher lassen sich in jedem Betrieb noch viele weitere Beispiele mit Klärungsbedarf finden. Doch allein mit Regeln ist es nicht getan. Eine offene Unternehmenskultur, die den Austausch von Ideen und konstruktives Feedback fördert, ist genauso wichtig. Teammitglieder sollten ermutigt werden, ihre Gedanken und Anliegen frei zu äußern, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Eine solche Kultur schafft Vertrauen und ermöglicht es den Teams, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

So kann Überforderung vermieden werden

Ein typisches Problem im Unternehmensalltag besteht darin, dass sich in vielen Firmen einige Beschäftigte sehr schnell für neue Tools begeistern können. Andere wiederum folgen diesen Vorschlägen und können sich gerne dann auch an Neues gewöhnen. Mit großer Wahrscheinlichkeit gibt es jedoch auch eine Gruppe von Mitarbeitenden, die sich durch unterschiedliche Tools und Plattformen schnell überfordert fühlen. Die Gefahr: Es kann sein, dass sie sich verweigern und Innovationen, die eigentlich eine bessere Zusammenarbeit oder digitale Kommunikation erlauben sollten, scheitern. Wie mit diesem Risiko umgegangen wird, ist natürlich – Sie ahnen es – auch eine Frage der Unternehmenskultur.

Die folgenden Tipps können helfen, die Akzeptanz möglichst aller Mitarbeiter*innen für neue Tools im Betrieb zu gewinnen:

• Kommunikation: Kommunizieren Sie klar und offen, warum ein neues Tool eingeführt wird (Notwendigkeit, Ziele). Nehmen Sie Bedenken ernst und gehen Sie auf sie ein. 
• Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass nicht nur Schulungen stattfinden, sondern zu jeder Zeit Dokumentationen, Test- und Lernumgebungen (z.B. eLearning-Kurse, Video-Tutorials) zu neuen Anwendungen problemlos zur Verfügung stehen. Klar benannte Ansprechpersonen helfen zudem bei Fragen.
• Konventionen: Dokumentieren Sie die oben angesprochenen und gemeinsam entwickelten Konventionen in einem Dokument. Dies sollte je nach Erfahrungen laufend weiterentwickelt werden.
• Einfachheit: Vermeiden Sie, dass mehrere Tools für vergleichbare Zwecke eingesetzt werden. Legen Sie sich also z. B. für die Kommunikation im Unternehmen auf einen Messenger fest und vermeiden Sie individuelle Lösungen von Teams. Klären Sie auch, für welchen Zweck welches Tool eingesetzt werden sollte.
• Freiwilligkeit: Viele Unternehmen haben die Erfahrung gemacht, dass neue Abläufe und Tools am besten nicht verpflichtend eingeführt werden sollten, sondern zunächst freiwillig. Wenn die Erfahrungen dieser Freiwilligen dann positiv sind und gut kommuniziert werden, wächst die Gruppe der Nutzer*innen automatisch. Erst nach einer längeren Einführungszeit mit ausreichenden Testdurchläufen bieten sich verbindliche Festlegungen an.
• Pflicht: Das ist ein Gegensatz zum vorigen Tipp – aber manche Tools und Innovationen müssen verpflichtend für alle zu einem klaren Zeitpunkt eingeführt werden, beispielsweise ein Tool zur Terminvergabe in einer Arztpraxis. Hier sind die Kommunikation und die Unterstützung besonders wichtig.
• Experimente: So wichtig das systematische Abwägen zwischen Tools aufgrund von formulierten Bedarfen ist – manchmal zeigen sich Probleme und Möglichkeiten erst in der Anwendung. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, alternative Tools über einen begrenzten Zeitraum in der Praxis zu erproben. Dies kann auf freiwilliger Basis und mit klaren Vorgaben geschehen, bis die Evaluierung abgeschlossen wird.

Insgesamt wird deutlich, dass auch die hier beschriebenen Elemente der Digitalisierung sehr viel mit den Menschen zu tun haben, die damit täglich umgehen. Ihren Erwartungen und Anforderungen sollte genügend Raum gegeben werden. Doch wichtig ist auch, dass die Ergebnisse in Form von Regeln oder Konventionen auch für alle nachvollziehbar sind, besonders natürlich auch für neue Kolleg*innen, die im Rahmen ihrer Einarbeitung die Besonderheiten in ihrem Unternehmen kennenlernen müssen.

Praxisbeispiele

1. Digitale Kommunikation: Praxisbeispiel „WhatsApp killt das Team“

In vielen KMU gehört es zum Alltag, etwa in Handwerksbetrieben: Einige Mitarbeiter*innen sind im Büro, die anderen in wechselnden Teams bei der Kundschaft oder auf dem Weg dorthin. Um alle im Loop zu halten und um die Kommunikation bestimmter Teil-Teams einfach zu gestalten, wird in vielen Betrieben WhatsApp genutzt. Dabei wird oft erwartet, dass die Mitarbeitenden dies mit ihrem privaten Handy tun. 

Die Vorteile sind offensichtlich: Der Messenger wird auf fast jedem Handy genutzt und ist somit allen Mitarbeitenden vertraut. Und das Ganze ist für das Unternehmen auch noch kostenlos. 

Doch ist die Nutzung von WhatsApp im Arbeitskontext wirklich klug? Bekanntermaßen bestehen große datenschutzrechtliche Bedenken (z. B. Auslesen und Speichern aller Kontakte eines Handys auf US-Servern). Ein wichtiges Gegenargument aus Sicht der Unternehmenskultur: Gerade wenn ein sonst privater Messenger für Arbeitsanweisungen oder berufliche Terminabstimmungen genutzt wird, lösen sich Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit massiv auf. Für Mitarbeitende besteht mit jeder Nachricht in der Firmen-WhatsApp-Gruppe der Druck, zu jeder Zeit zu reagieren. Und je mehr berufliche Kommunikation in diesem Messenger läuft, desto mehr Raum nimmt die Arbeit aus Sicht der Mitarbeitenden ein – oft auch außerhalb der Arbeitszeiten. 

Eine typische Reaktion eines Außendienstlers: „Ich stelle die Firmengruppen bei WhatsApp inzwischen grundsätzlich stumm – sollen sie mich doch anrufen“. Die Mitarbeiterin einer Pflegeeinrichtung ist dagegen richtig sauer: „Jedes Mal, wenn ich einen freien Tag habe, bekomme ich Nachrichten vom Chef, und er erwartet, dass ich die möglichst schnell beantworte.“ Sie hat das Problem schon mehrfach angesprochen, aber der Chef ist nicht einsichtig. Sobald sie kann, möchte sie deshalb nun kündigen. Die vermeintlich schnelle digitale Kommunikation kann also mehr als kontraproduktiv sein.

Was also tun? Da WhatsApp zudem für berufsbezogene Nutzungen nur sehr eingeschränkte Funktionen hat, ist ein professioneller Dienst wie Slack oder Teams auch für KMU eine bessere Wahl. In einigen Fällen kann auch eine Mitarbeiter-App die beste Lösung sein. Sie ermöglicht nicht nur die schnelle Kommunikation, sondern z. B. auch die Verwaltung von Terminen und Dienstplänen, das Stellen von Urlaubsanträgen, interne Newsletter und vieles mehr. Nicht zu unterschätzen ist bei diesem Thema jedenfalls, wie stark Funktionen und Nutzungsgewohnheiten digitaler Tools Einfluss auf die Arbeitskultur haben. 

2. Digitale Kommunikation: Praxisbeispiel „Esst gern bei unserem täglichen Meeting“

Als die Rede darauf kommt, ob sie sich in der für sie neuen Unternehmensberatung wohl fühlt, zuckt die erfahrene Beraterin mit den Schultern: „Aus Kostengründen sind fast alle von uns im Home-Office, der Chef hat in der Pandemie das Büro deutlich verkleinert. Meine Aufgaben sind super spannend und ich kann mein Wissen und meine Erfahrung sehr gut einbringen.“ Aber? Nach einigem Herumdrucksen wird klar: Sie möchte schnellstmöglich kündigen. Der Grund: Die Unternehmenskultur. Doch was genau ist das Problem?

Es zeigt sich: Die unangenehmste Sache für das ganze Team ist die Organisation der virtuellen Teammeetings durch den Inhaber der kleinen Beratung. Er besteht darauf, dass diese Videomeetings in der Mittagszeit stattfinden. Denn: Der Vormittag und der Nachmittag sollen für Kund*innen reserviert sein. „Wir müssen einfach erreichbar sein“, meint der Chef. Das bedeutet: Durch die Mittags-Meetings bleibt den Mitarbeitenden meist keine Mittagspause mehr. „Esst doch einfach während des Meetings“, meint der Chef immer wieder locker und erklärt, wie produktiv doch Arbeitsessen seien. 

Für die Beraterin ist klar: Teammeetings bzw. der Austausch zwischen Teams ist gerade in wissensintensiven Berufen essentiell. Doch was bedeutet dieses organisatorische Detail für sie? Zum einen hat sie de facto keine Mittagspause („Hallo Arbeitsrecht!“). Zudem: Sie erlebt ihren Arbeitstag als enorm verdichtet und die Meetings als weniger produktiv, als sie sein könnten, da alle die Besprechung möglichst schnell hinter sich bringen wollen. Zum anderen war das Home-Office bei der Einstellung ein Thema und sie hatte klar formuliert, dass sie für ihr nach Hause kommendes Kind in der Mittagspause zumindest für eine halbe Stunde ansprechbar sein und es versorgen möchte. Seit sie den Job hat, hat das nicht geklappt. Und der Chef lässt sich auf keine andere Zeitplanung ein? „Nein“, sagt sie, wieder schulterzuckend, das Unternehmen brauche jede abrechenbare Stunde; die Berater*innen hätten Angst um ihren Job, wenn hier die Vorgaben nicht erfüllt werden. 

Natürlich: Dieses Beispiel ist extrem, aber es zeigt deutlich, wie sehr (schlechtes oder gutes) Führungsverhalten, das oberflächlich nur digitale Meetings festlegt, die Kultur eines Unternehmens prägt. Und es ist absehbar: Wenn aus diesem Grund die erste Kündigung stattfindet, ist sehr wahrscheinlich, dass weitere folgen.

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