Die Einführung Künstlicher Intelligenz (KI) in Unternehmen markiert einen Wendepunkt in der Art und Weise, wie wir arbeiten, entscheiden und Innovationen vorantreiben. Diese technologische Revolution bietet unzählige Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz, Verbesserung der Dienstleistungen und Entfaltung neuer Geschäftsmodelle. Doch der Erfolg dieser Transformation hängt nicht allein von der Nutzung fortschrittlicher Technologie ab, sondern vielmehr von der Fähigkeit eines Unternehmens, seine Mitarbeitenden auf diese Reise mitzunehmen. Die Akzeptanz und aktive Unterstützung der Belegschaft sind entscheidend für eine erfolgreiche KI-Implementierung, da Technologie allein keine Wunder bewirken kann, ohne dass Menschen sie verstehen, annehmen und sinnvoll nutzen. Dieser Artikel beleuchtet deshalb die zentrale Rolle der Mitarbeitendenmitnahme im Prozess der KI-Integration und gibt Ihnen Tipps dazu, wie Sie ein inklusives, transparentes und unterstützendes Umfeld für die KI-Implementierung schaffen.
Ist-Zustand im Unternehmen
Führungskräfte erkennen, dass die Akzeptanz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Unternehmen am Anfang der KI-Implementierung steht und von einigen Herausforderungen begleitet wird. Unter den Mitarbeitenden werden die Potenziale von KI-Anwendungen sowie ihre Zugänglichkeit und Handhabung unterschiedlich wahrgenommen. Insbesondere Kolleginnen und Kollegen, die keine oder wenige Berührungspunkte mit KI haben, zeigen Vorbehalte. Sie befürchten, ihre bisherige Arbeit könne durch KI entwertet werden. Ein großer Teil der Mitarbeitenden ist oft nicht in Planungs- und Implementierungsprozesse involviert und wird vor vollendete Tatsachen gestellt. Das stellt die erfolgreiche KI-Implementierung und die Gesundheit der internen Unternehmenskultur vor noch größere Herausforderungen, als es sein müsste. Es ist daher essenziell die Mitarbeitenden rechtzeitig über geplante Neuerungen zu informieren, beispielsweise über digitale Befragungen ihren aktuellen Kenntnisstand und ihre Bedürfnisse zu erfragen und sie am Implementierungsprozess zu beteiligen.
KI-Arbeitsgruppe gründen
Je nach Größe Ihres Unternehmens, lohnt es sich, von vornherein eine Arbeitsgruppe für die Planung und Umsetzung der KI-Implementierung zu etablieren. An dieser sollten nicht nur Geschäftsführung und Mitarbeitende aus den technisch betroffenen Abteilungen teilnehmen. Auch Vertreter*innen der Personalabteilung, des Sales und weitere relevante Personen sollten mit ihrem Blick und der Kenntnis ihres Bereiches den Einführungsprozess unterstützen. Von Anfang an ist es hilfreich, das Thema bereichsübergreifend anzugehen, damit die Akzeptanz gesteigert wird, und die Roadmap mehr als nur die zeitliche Folge der Implementierung enthält. Sie sollte auch Schulungen, Aspekte für Marketing-Strategie und Öffentlichkeitsarbeit, sowie, bei Bedarf, der Mitarbeitendenakquise enthalten.
Die Mitglieder der KI-Arbeitsgruppe nutzen einen Teil ihrer Arbeitszeit ganz bewusst, um die Planung und Umsetzung der Schritte zu unterstützen.
KI-Schulungen für Mitarbeitende
Wird eine neue KI-Software eingeführt braucht es dafür Schulungen, und das noch bevor es eigentlich losgeht. Beginnen Sie erst einmal mit einem Grundlagen-Workshop, bei dem Raum für den Austausch zum Thema KI geboten wird. Hören Sie aktiv zu, was Mitarbeitende äußern und werten Sie nicht gleich. In weiteren Terminen kann man sich dem Thema über das Ausprobieren von Generativer KI annähern. Wir vom Mittelstand-Digital Zentrum Zukunftskultur binden aktiv kreative KI-Lösungen und die kreative Aufgabenstellung bei der Nutzung Generativer KI mit ein, denn das unterstützt den Abbau von Berührungsängsten. Die Workshopleitung kann sich auch Gedanken über das Storytelling machen, um die Motivation zu steigern. Wir empfehlen hierfür den “Angel’s Cocktail” von Coach J.P. Phillips. Dabei werden durchs Geschichtenerzählen Emotionen ausgelöst, die zur Ausschüttung bestimmter Hormone führen, welche folgende Zustände bei den Zuhörenden fördern:
- Motivation und Konzentration (durch Dopamin, ausgelöst durch Spannungserzeugung/Cliff Hanger),
- Vertrauen und Verbundenheit (durch Oxytocin, ausgelöst durch Empathie) sowie
- Kreativität und Positivität (durch Endorphine, ausgelöst durch Lachen).
Ethische Herausforderungen meistern
Bei der Nutzung von KI im Unternehmen, braucht es ein Regelwerk. Das gilt nicht nur für Generative KI, die oft in der Öffentlichkeitsarbeit verwendet wird, sondern auch in kontrollierender KI, sei es in der Produktion, in der Qualitätskontrolle, etc. Dieses Regelwerk muss ethische Fragen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Bias klären. Es soll klare Ziele definieren und Regeln für die Fairness im Output bestimmen. Auch die geplanten Schulungen können Bestandteile beinhalten, die auf Datenschutz und auf mögliche Gefahren wie den Abfluss sensibler Daten eingehen. KI dient der Unterstützung und ist nicht Ersatz für menschliche Arbeitskräfte. Entscheidend ist, dass der Mensch immer die letzte Entscheidung trifft, und nicht die KI.
5 Schritte zur gemeinsamen Einführung von Neuerungen im Unternehmen
Die Einführung neuer Technologien in Unternehmen stellt eine bedeutende Herausforderung dar. Richtig angegangen kann sie jedoch enorme Vorteile mit sich bringen. Dabei ist ein strukturierter Ansatz unerlässlich, um den Übergang so reibungslos und effektiv wie möglich zu gestalten. Basierend auf den Ideen Prof. Dr. Christoph Steinebach von der Züricher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) haben Thomas Thiessen und Kristina Bodrožić-Brnić einen fünfstufigen Prozess zur Einführung neuer Prozesse oder Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) in einem Unternehmen entwickelt. Dieser zielt darauf ab, sowohl die technischen als auch die menschlichen Aspekte der Technologieeinführung zu berücksichtigen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die neuen Systeme effektiv genutzt werden und einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Die folgenden fünf Schritte bilden das Gerüst dieses Prozesses:
1. Anamnese (Was?):
Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Zustand des Unternehmens genau zu analysieren sowie die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen zu identifizieren, die durch die Einführung der neuen Technologie adressiert werden sollen. Diese Phase beinhaltet eine gründliche Untersuchung bestehender Arbeitsprozesse, um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen notwendig sind, und um festzustellen, wie die neue Technologie zur Lösung dieser Probleme beitragen kann. Dazu bietet sich je nach Unternehmensgröße ein Workshop oder eine Befragung der Mitarbeitenden an.
2. Perspektiventwicklung (Wie?):
Nachdem die Bedürfnisse und Herausforderungen klar definiert wurden, folgt die Entwicklung einer Vision und Strategie für die Nutzung der neuen Technologie. In dieser Phase werden Ziele festgelegt und ein detaillierter Plan erstellt, wie die Technologie implementiert werden kann, um die identifizierten Bedürfnisse zu erfüllen. Dies schließt die Auswahl der richtigen Technologielösungen und die Planung der Integration in bestehende Systeme mit ein.
3. Adaption (Vorbereitung/Training):
Bevor die neue Technologie vollständig implementiert wird, sind vorbereitende Maßnahmen erforderlich, um das Unternehmen und seine Mitarbeitenden auf die bevorstehenden Veränderungen vorzubereiten. Dies umfasst Schulungen und Trainingsprogramme, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse besitzen, um die Technologie effektiv zu nutzen. Zudem werden in dieser Phase Anpassungen in der Organisation vorgenommen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
4. Aneignung (Das Neue kommt):
In dieser Phase wird die neue Technologie in den Arbeitsalltag eingeführt. Die Mitarbeitenden beginnen, die Technologie aktiv zu nutzen und sich anzueignen. Während dieser Zeit ist es wichtig, Unterstützung und Ressourcen bereitzustellen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden sich wohl fühlen und die Technologie effektiv nutzen können.
5. Stabilisierung (Normalitätszustand erreichen):
Der letzte Schritt zielt darauf ab, die neue Technologie vollständig in die täglichen Arbeitsprozesse zu integrieren. Ziel ist es, einen Zustand zu erreichen, in dem die Technologie zu einem normalen und unverzichtbaren Bestandteil der Arbeitsabläufe wird. Dies beinhaltet die Überwindung anfänglicher Unsicherheiten und die Anpassung der Prozesse, um eine optimale Nutzung der neuen Technologie zu gewährleisten.
Handlungsempfehlungen zur KI-Implementierung:
- Gründung einer KI-Arbeitsgruppe aus diversen Abteilungen
- Frühe Durchführung eines ersten Austauschworkshops mit Mitarbeitenden. In einem 2. Workshop über spielerisches Herangehen an das Thema Künstliche Intelligenz, Ängste und Vorurteile abbauen.
- EIn Geduldiges und aktives Zuhören durch die Workshop-Leitung (zum Beispiel nach den Methoden von Carl Rogers) ist wichtig. Das Gesagte nochmal zusammenzufassen ist oft eine Methode, die vermittelt, dass zugehört wurde. Gleichzeitig lässt sie aber auch Raum, um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.
- Einbeziehung realer Beispiele und Live-Vorführungen
- Vermeidung des Gießkannenprinzips: KI muss in Schulungen zielgruppenspezifisch erklärt werden. Jede Gruppe hat andere Bedarfe. Die Gruppen im Betrieb könnten beispielsweise nach Know-how unterteilt sein.
- Storytelling zur Vermittlung von KI-Konzepten
- Bedürfnisse erfragen und Raum für Ängste und Sorgen geben. Direkte Fragen stellen ohne suggestive Inhalte.
- Erklären und Einführen des Themas durch Schlüsselpersonen aus dem Betrieb, externe Berater oder Projektunterstützung aus öffentlichen Mitteln.
- Einbeziehung aller Betroffenen, deren Arbeit durch KI unterstützt werden kann.
- Vertrauensbildung durch schrittweise Einführung in Künstliche Intelligenz: Entwickeln Sie eine Roadmap, zum Beispiel über das vorgestellte 5-Schritte Modell.
