Im Kern bieten Apps für Mitarbeitende eine Vielzahl von Funktionen. Sie können die Kommunikation rationalisieren, die Produktivität steigern und die Arbeitserfahrung insgesamt bereichern. Von Instant Messaging und Dateifreigabe bis hin zu Projektmanagement und Echtzeit-Updates – diese Apps schaffen ein digitales Ökosystem, in dem alle Mitarbeitenden informiert und engagiert bleiben können. Teams sind nicht mehr an geografische Grenzen gebunden und können mühelos zusammenarbeiten. Dadurch werden Silos abgebaut und funktionsübergreifende Synergien gefördert.
Kulturwandel durch Apps für Mitarbeitende
Die Vorteile gehen über die betriebliche Effizienz hinaus. Apps für Mitarbeitende spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung einer lebendigen Unternehmenskultur. Sie bieten einen Raum, um Erfolge zu feiern, harte Arbeit anzuerkennen und ein Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern. Funktionen wie die Anerkennung durch Kolleg*innen, interne soziale Netzwerke und virtuelle Veranstaltungen fördern sinnvolle Interaktionen, die über hierarchische Grenzen und den rein operativen Austausch hinausgehen. Diese Inklusivität fördert eine gemeinsame Identität und ein einheitliches Zielbewusstsein unter den Mitarbeiter*innen, selbst in entfernten oder verstreuten Teams. Gleichzeitig stellen die vielfältigen Funktionen einer App für Mitarbeitende sicher, dass sich die Verwendung von Apps erübrigt, die ins Private gehören, aber in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) üblich sind. Dies gilt beispielsweise für Messenger wie WhatsApp, die eigentlich nicht in den Arbeitsalltag gehören.
Datengestütztes Management
Darüber hinaus verschaffen Apps für Mitarbeitende dem Management wertvolle Einblicke. Analysen und Feedback-Mechanismen helfen den Führungskräften, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu messen, potenzielle Engpässe zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieser datengesteuerte Ansatz führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung und bringt die Unternehmensziele mit den Wünschen der Mitarbeitenden in Einklang.
In der modernen Unternehmenslandschaft erweist sich die Investition in Apps für Mitarbeitende als eine strategische Entscheidung, die sich in vielen Fällen auszahlt. Durch die nahtlose Integration von Technologie und menschlicher Interaktion fördern diese Apps eine Kultur der Zusammenarbeit, Innovation und Kollegialität.
Funktionen und Angebote von Apps für Mitarbeitende
Unterschieden werden meist vier Funktionsbereiche von Apps für Mitarbeitende:
- Kommunikation: Hier geht es sowohl um offizielle interne Kommunikation im Namen der Unternehmensleitung, als auch um die weniger formelle Kommunikation, z. B. in Teams, sowie die Kommunikation der Mitarbeitenden mit der Führungskraft. Bei Bedarf können Informationen sehr zielgenau ausgespielt werden (z. B. bezogen auf Standorte oder Teams).
- Interaktion: Z.B. durch Diskussionen, Schwarzes Brett, Themen-Communities, Umfragen, Vorschlagswesen.
- Wissensmanagement: Z.B. Antworten auf häufige Fragen, Informationen zu Produkten, Anleitungen zu Arbeitsabläufen, Lerninhalte, Vorlagen, Ansprechpersonen, Notfallpläne, gemeinsame Nutzung von Ressourcen wie Kalendern.
- Services: Z.B. Dienstpläne, Urlaubsanträge, Speiseplan, Telefonverzeichnisse, Reisemanagement, Lohnabrechnung, Mitfahrgelegenheiten, Tauschbörsen.
Apps für Mitarbeitende werden von verschiedenen Anbietern angeboten und kommen in der Standard-Konfiguration bereits mit sehr vielen Funktionen. Auf Wunsch kann die Funktionalität individuell an die Wünsche eines Unternehmens angepasst werden, ebenso die optische Gestaltung im Sinne des Corporate Designs. Typisch ist dabei ein Abonnement, dessen Kosten sich vor allem durch Extrawünsche und die Zahl der Nutzer*innen ergeben. Die meisten Angebote entsprechen dem deutschen Datenschutz, bei der Einführung ist jedoch ggf. der Betriebsrat zu beteiligen.
So werden Apps für Mitarbeitende ein Erfolg
Wie immer bei neuen Werkzeugen gilt natürlich auch für die Einführung von Apps für Mitarbeitende, dass die Auswahl und Anpassung des Tools wichtig sind, noch wichtiger aber der gesamte Prozess der Einführung innerhalb eines Unternehmens – von der Beteiligung von Mitarbeiter*innen für die Konzeption über die transparente Kommunikation zum Projekt bis hin zur Betreuung der App und damit der guten Pflege aller Daten und Funktionen.
Wichtige Erfolgskriterien:
- Beteiligung der Mitarbeitenden bei Konzeption, Einführung und im laufenden Betrieb. Soweit vorhanden, ist natürlich der Betriebsrat auch zu beteiligen. Hier werden meistens Fragen wie Freiwilligkeit, Transparenz, die Nutzung privater Geräte, die Abgrenzung zwischen Arbeit und Freizeit sowie der Datenschutz besprochen. Durch die Beteiligung von Mitarbeitenden kann zusätzlich die Funktionalität der App bestmöglich an die Bedürfnisse im Unternehmen angepasst werden.
- Die Vorteile der App müssen für Mitarbeitende klar erkennbar sein, beispielsweise eine bessere Information, schnellere Kommunikation, eine klare Trennung von beruflicher und privater Kommunikation, einfache Bedienbarkeit, mehr Bequemlichkeit etc.. Kommunikation spielt hier eine zentrale Rolle. Sie sollte den Grund und den erwähnten Nutzen gut sichtbar machen, aber auch dialogorientiert sein und auf Bedenken eingehen.
- Die Einführung sollte auf Freiwilligkeit basieren. In vielen Unternehmen hat sich bewährt, eine solche App zunächst als zeitlich begrenztes Experiment einzuführen, das dann nach transparenten Kriterien evaluiert wird. Es ist zu klären, ob die Beschäftigen ein Dienst-Handy erhalten, bzw. ob akzeptiert wird, dass eine App für Mitarbeitende auf privaten Geräten installiert wird.
- Neben den Funktionen (Ebene der Technik) spielen die Konventionen (Ebene der Kultur) eine große Rolle. Sinnvoll ist, dass solche Konventionen mit den Mitarbeitenden und ggf. dem Betriebsrat erarbeitet und transparent kommuniziert werden. Beispiele sind: Erwartete Antwortzeiten, Umgang mit Anfragen nach Feierabend oder im Urlaub etc..
- Ein sehr gutes Onboarding, das nicht nur einmalig stattfindet, sondern kontinuierlich. Unterstützung können dazu Erklärvideos, Anleitungen und häufig gestellte Fragen (FAQ) leisten. Aktuell gepflegte und gut strukturierte Daten, sollten idealerweise durch Schlagworte filterbar sein. Manche Unternehmen belohnen die Nutzung der App oder einzelner Funktionen. Ein Beispiel dafür ist der Erhalt von Bonuspunkten für eingereichte Verbesserungsvorschläge, die gegen Belohnungen eingetauscht werden können. Andere integrieren Rabattprogramme für Mitarbeiter*innen.
- Notwendig ist eine systematische und dauerhafte Betreuung der App, technisch und inhaltlich.
Fazit: Ein zeitgemäßes Tool für viele Unternehmenssituationen
Natürlich passt nicht jedes Werkzeug für jede Aufgabe. So verhält es sich auch mit Apps für Mitarbeitende. Untersuchungen zeigen jedoch, dass der größte Teil der Unternehmen, die eine App für Mitarbeitende eingeführt haben, damit sehr zufrieden sind und die Mitarbeitenden diese intensiv nutzen. Gut konzipiert und unter Beteiligung aller Interessierter eingeführt, können Apps für Mitarbeitende den Arbeitsalltag deutlich erleichtern, die Zufriedenheit der Beschäftigten verbessern und helfen, eine kooperative und kommunikative Unternehmenskultur zu entwickeln.
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Unser Lesetipp zur Vertiefung:
Beyond: Mitarbeiter-Apps und Betriebsrat: Die wichtigsten Fragen und Argumente: Erfahren Sie mehr über Apps für Mitarbeitende im Kontext des Betriebsrats und wie sie die Kommunikation und Beteiligung verbessern. Der Betriebsrat kann von Vorteilen wie Gleichberechtigung, Transparenz, Teilhabe und Informationen profitieren, während die wichtigsten Fragen des Betriebsrats die Freiwilligkeit, Datenschutz und den Zugriff auf die App betreffen.
