Ein gut gestaltetes Onboarding ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg von Unternehmen. Onboarding, auch als Personaleinführung, Integration oder Einarbeitung bekannt, ist der Prozess, durch den neue Mitarbeitende in ihre Aufgaben eingeführt und auch in die Unternehmenskultur und die Arbeitsgemeinschaft integriert werden.
Dies ist aus Sicht des Unternehmens wichtig und ebenso für neue Beschäftigte. Sie kennen üblicherweise aus dem Bewerbungsprozess die inhaltlichen Erwartungen an ihre neue Arbeit. Doch die Abläufe im Betriebsalltag, den Umgang im Team, Besonderheiten der Firma und des Arbeitsalltag lernen sich am besten in der Praxis. Je besser dieser Onboarding-Prozess vonstatten geht, desto rascher und effizienter erschließen sich Arbeitsfähigkeit und Zufriedenheit der neuen Beschäftigten.
In diesem Artikel beleuchten wir die Relevanz eines gelungenen Onboardings und bieten praxisnahe Tipps für eine effektive Umsetzung, einschließlich kostengünstiger Maßnahmen und Remote-Onboarding-Strategien.
Die drei Ebenen des Onboarding-Prozesses
Ein Onboarding findet auf drei Ebenen statt:
1. Fachliche Integration: Neue Mitarbeitende müssen sich mit den Fakten und Handlungsabläufen vertraut machen. Praktische Maßnahmen können sein: gezielte Schulungen, Einführung in Arbeitsabläufe und technische Tools.
2. Soziale Integration: Persönliche Beziehungen am Arbeitsplatz sind unerlässlich. Teambuilding-Aktivitäten, gemeinsame Mittagessen oder virtuelle Treffen können dabei helfen, den sozialen Zusammenhalt zu stärken.
3. Wertorientierte Integration: Identifikation mit den Unternehmenswerten ist von großer Bedeutung. Regelmäßige Kommunikation über die Vision des Unternehmens und wie jede Person dazu beitragen kann, schafft ein Gefühl der Zugehörigkeit.
Warum ein gutes Onboarding wichtig für den langfristigen Erfolg ist
Produktivität, Fluktuation, Talententwicklung und Reputation sind vier Parameter, die Betriebe erfolgreich machen und bereits schon vom Onboarding mitgeprägt werden.
Schnellere Produktivität: Neue Mitarbeitende können schneller ihre Arbeit aufnehmen und produktiv sein, da sie durch eine sorgfältige Einführung in die Unternehmensabläufe, Tools und Prozesse unterstützt werden.
Reduzierte Fluktuation: Ein effektives Onboarding trägt dazu bei, dass sich Mitarbeitende von Anfang an geschätzt und verbunden fühlen. Dies führt zu einer höheren Mitarbeiterbindung und reduziert die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Ausscheidens.
Positive Unternehmensreputation: Ein strukturiertes Onboarding-Programm zeigt, dass das Unternehmen in die Entwicklung seiner Mitarbeitenden investiert. Dies kann zu einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens führen, sowohl bei den Mitarbeitenden selbst als auch bei potenziellen Bewerbern.
Talententwicklung: Durch gezielte Einführungsmaßnahmen können Talente frühzeitig erkannt und gefördert werden. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, internes Know-how aufzubauen und Führungskräfte aus den eigenen Reihen zu entwickeln.
Onboarding richtig angehen: unsere Tipps
Doch wie sieht denn nun ein guter Onboarding-Prozess aus? Ein gutes Onboarding ermöglicht neuen Mitarbeitenden einen reibungslosen Start im Unternehmen. Neue Mitarbeitende sollen schnell produktiv werden, sich in die Unternehmenskultur einfügen und sich wohlfühlen und dadurch langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen.
Der Prozess könnte zum Beispiel so aussehen:
1. Vorbereitung
Schon vor dem ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeitende relevante Informationen, wie beispielsweise Arbeitsvertrag, Willkommenspaket, Informationen zur Anfahrt und zur Vorbereitung auf den ersten Tag. Vielleicht gibt es auch eine Willkommensbroschüre, die Informationen über das Unternehmen, seine Geschichte, Werte und Teammitglieder enthält.
2. Empfang und Einführung
Am ersten Arbeitstag werden neue Mitarbeitende persönlich empfangen und begrüßt. Eine Einführung in die Unternehmenskultur, Geschichte, Mission und Werte erfolgt. Hierbei könnten auch notwendige Formalitäten wie das Ausfüllen von Unterlagen erledigt und wichtige Regelungen, wie z.B. zur Arbeitszeit, besprochen werden.
3. Vorstellung des Teams
Neue Mitarbeitende lernen ihre Teammitglieder, Kolleg*innen und Vorgesetzten kennen. Eine kurze Vorstellungsrunde oder ein kleines Kennenlern-Meeting können dabei helfen.
4. Einarbeitungsplan
Ein strukturierter Einarbeitungsplan wird erstellt, der die ersten Wochen oder Monate im Unternehmen abbildet. Dieser beinhaltet Trainings, Meetings, Projekte und Kontakte, um die neue Rolle und das Unternehmen besser kennenzulernen.
5. Fachliche Einführung
Neue Mitarbeitende erhalten detaillierte Schulungen, um sich mit den Aufgaben, Prozessen und Systemen vertraut zu machen, die für ihre Position relevant sind. Wichtig dabei ist, die Sinnhaftigkeit der Arbeitstätigkeiten und die Selbstwirksamkeit der neuen Mitarbeitenden herauszustellen. Freude an der Arbeit, zum Beispiel durch rasche, spielerische Belohnungen und Erleben von Fortschritt, erhöhen die Motivation.
6. Kulturelle Integration
Der Onboarding-Prozess beinhaltet auch eine Einführung in die Unternehmenskultur. Hierzu gehören die Werte des Unternehmens. Das könnten zum Beispiel Integrität in allen Geschäftsaktivitäten, Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung oder Diversität und Inklusion sein. Auch Normen sind Teil der Unternehmenskultur. Dazu zählen zum Beispiel Pünktlichkeit, offene Kommunikation, Selbstverantwortung oder Lernbereitschaft. Viele Betriebe identifizieren sich auch durch wiederkehrende Symbole wie das Unternehmenslogo, Firmenfarben, -kleidung, -fahrzeuge oder Auszeichnungen, die im Unternehmen verliehen werden. Auch Rituale gehören zum Arbeitsalltag, wie morgendliche Besprechung, Willkommenszeremonien, Jubiläumsfeiern oder Innovationssprints.
Diese Werte, Normen, Symbole und Rituale müssen gelebt und vermittelt werden, um neue Beschäftigte in die Unternehmenskultur zu integrieren.
7. Mentoring und Unterstützung
Ein/e Mentor*in oder Ansprechpartner*in wird zugewiesen, um Fragen zu beantworten, bei Herausforderungen zu unterstützen und bei der Integration ins Team zu helfen. Dieses Buddy-System ermöglicht den neuen Mitarbeitenden einen direkten sozialen Draht und schafft Vertrauen.
8. Feedback
Regelmäßige Feedbackgespräche ermöglichen es, den Einarbeitungsprozess zu überprüfen: Entspricht er den Erwartungen der neuen Mitarbeitenden und des Unternehmens? Was läuft gut und was kann verbessert werden? Auf welche individuellen Bedürfnisse soll noch stärker eingegangen werden? Außerdem fördert eine gut etablierte Feedback-Kultur die transparente Kommunikation, verbessert die individuelle Leistung und Teamarbeit und schafft eine positive Atmosphäre für kontinuierliche Innovation.
9. Talententwicklung
Der Onboarding-Prozess kann in eine langfristige Entwicklungsstrategie übergehen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende kontinuierlich gefördert werden und ihre Fähigkeiten im Unternehmen entfalten können. Die genannten Schritte, insbesondere Mentoring und Feedback, spielen eine entscheidende Rolle bei der Talententwicklung und sollten sehr ernst genommen werden. Außerdem können während des Onboardings individuelle Karriereziele und Entwicklungspfade besprochen werden. Karriereperspektiven motivieren Mitarbeitende, sich langfristig zu engagieren und ihr Potenzial auszuschöpfen.
Schulungen und Weiterbildungen, die auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind, fördern nicht nur die Anpassung an die neue Rolle, sondern auch die Entwicklung neuer Fähigkeiten. Selbstreflexion und Eigeninitiative sollten stets gefördert werden. Neue Beschäftigte werden oft in Projekte eingebunden, die ihre Stärken herausfordern und fördern. Dies ermöglicht es ihnen, frühzeitig Verantwortung zu übernehmen und ihre Fähigkeiten auszubauen.
Onboarding-Tipps für Remote-Arbeiter*innen
Eine besondere Herausforderung ist das remote Onboarding, also wenn neue Mitarbeitende großteils oder ausschließlich im Homeoffice arbeiten. Die folgenden Maßnahmen eignen sich besonders – aber nicht exklusiv – für remotes Onboarding:
- Virtuelle Einführungsveranstaltungen: Organisieren Sie Online-Meetings, bei denen Mitarbeitende die Möglichkeit haben, sich gegenseitig kennenzulernen und sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen.
- Digitale Schulungsplattformen: Nutzen Sie E-Learning-Plattformen, um Mitarbeitende in technische Abläufe und Tools einzuführen.
- Video-Botschaften: Führungskräfte können persönliche Video-Begrüßungen senden, um den neuen Mitarbeitenden das Gefühl zu geben, willkommen zu sein.
- Regelmäßige Meetings oder Gespräche: Ohne den Flurfunk ist die Hemmschwelle hoch, die Kolleg*innen nach Aufgaben, Rat oder Feedback zu fragen. Halten Sie die Kolleg*innen an, proaktiv auf neue Mitarbeitende zuzugehen, damit sie sich gut betreut fühlen.
- Je besser Abläufe, Tools und Werte dokumentiert sind, desto einfacher werden zukünftige Onboardings. Die Dokumentation hilft sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen, Schulungen, Richtlinien und Ressourcen für den Einstieg neuer Beschäftigten verfügbar sind. Es ist ein wertvolles Nachschlagewerk für beide Seiten – die neuen Beschäftigten und das Unternehmen – und erleichtert die Wissensweitergabe bei Mitarbeiterwechseln.
Für die Dokumentation nutzen Unternehmen interne Wikis oder Cloudanwendungen wie SharePoint, Nextcloud, oder Google Workspace. Manche nutzen auch einfach erstellte Lernvideos.
Gleichzeitig ist der Prozess dynamisch: Evaluieren Sie regelmäßig, wo es noch Verbesserungspotential gibt. Befragen Sie dazu am besten Ihre (neuen) Beschäftigten.
Fazit
Ein gutes Onboarding steigert die Mitarbeiterleistung und -zufriedenheit. Gut integrierte Mitarbeitende verstehen nicht nur ihre Rolle, sondern auch, wie sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen können. Dies führt zu erhöhter Motivation und Leistung. Und ein gutes Onboarding transportiert und fördert eine positive Unternehmenskultur, da es zur Verinnerlichung der Unternehmenswerte und -ziele beiträgt. Mitarbeitende, die sich mit der Kultur identifizieren, arbeiten effektiver zusammen und unterstützen einander.
Ein starkes Onboarding ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Indem Sie neue Mitarbeitende in die Unternehmenskultur einbinden, ihre Entwicklung fördern und klare Kommunikation gewährleisten, schaffen Sie nicht nur loyale Teammitglieder, sondern legen auch den Grundstein für langfristigen Erfolg.
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